FAQ

Frage

Muss ein Verein, der als steuerbefreit anerkannt ist, auch eine Steuererklärung ausfüllen?

Antwort

Nein, das muss er nicht. Es gibt jedoch Kantone, die verlangen, dass die Jahresrechnung der Steuerverwaltung zugestellt wird. Diese Anforderung wird im Entscheid zur Steuerbefreiung formuliert.

Frage

Aufgrund unseres Vermögens sind wir neu steuerpflichtig. Wo müssen wir uns melden?

Antwort

Informieren Sie sich auf der Webseite der kantonalen Steuerbehörde, Abteilung Juristische Personen. Je nach Kanton können Sie die Formulare für die Steuererklärung digital herunterladen und ausfüllen oder müssen sich zuerst anmelden. 

Frage

Unser Verein wurde letztes Jahr im Juli gegründet. Ist es richtig, dass wir unsere Jahresabrechnung erst per Ende dieses Jahres machen müssen und damit verbunden die Steuerrechnung?

Antwort

Die Jahresrechnung des Vereins können Sie abschliessen, wie es in den Statuten vorgesehen ist. Für das Steuerjahr gilt aber das Kalenderjahr. Falls Ihr Verein in diesem ersten halben Vereinsjahr einen Gewinn erzielt hat, der über der Freigrenze liegt, müssen Sie eine Steuererklärung ausfüllen. In den Kantonen Bern und Luzern müssen Sie Ihren Verein bei der Steuerbehörde anmelden.

Frage

Unser Verein ist bereits länger steuerbefreit. Muss man eine Steuerbefreiung erneuern, und wenn ja wann?

Antwort

Eine Steuerbefreiung wird in einigen Kantonen unbeschränkt erteilt, unter Umständen jedoch mit Auflagen. Andere Kantone erteilen die Steuerbefreiung nur zeitlich begrenzt, in diesem Falle ist jeweils nach Ablauf ein neues Gesuch zu stellen. Anpassungen der Statuten müssen der Steuerbehörde jeweils gemeldet werden. 

Die Steuerbefreiung kann durch die Steuerbehörde überprüft werden. In einem solchen Fall wird der Verein aufgefordert, Unterlagen einzureichen. 

Frage

Unser Verein ist steuerbefreit. Nun haben wir den Zweck des Vereins in unseren Statuten angepasst sowie weitere Ergänzungen vorgenommen. Müssen wir die neuen Statuten der Steuerbehörde zuschicken?

Antwort

Statutenänderungen, die Punkte beinhalten, die auf die Steuerbefreiung einen Einfluss haben können, müssen immer der Steuerverwaltung mitgeteilt werden. Das sind insbesondere der Zweck, die unentgeltliche Arbeit des Vorstandes sowie die Zweckzuweisung bei Auflösung des Vereins. Wichtig ist auch, die Steuerbehörde bei Namensänderungen zu informieren. Erkundigen Sie sich direkt bei Ihrer Steuerbehörde, wenn Sie unsicher sind. 

Frage

Wir können wir Rechnungen mit QR Codes erstellen?

Antwort

Die meisten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen, die das Erstellen von Rechnungen erlauben, haben ihre Software so angepasst, dass das Erstellen der Rechnung mit QR Code möglich ist. Unter Umständen ist das Installieren einer neuen Programmversion notwendig.
 
Für Vereine, die ohne entsprechendes Programm arbeiten und bisher den roten Einzahlungsschein der Post verwendet haben, ist das Vorgehen wie folgt:

• Erstellen der Rechnungen mit QR Code mit dem QR Generator:
  1.    Aufrufen des QR Generators über den Link *1 https://www.postfinance.ch/de/support/services/tools-rechner/qr-generator.html#/
  2.    Erfassen des Zahlungsempfängers inkl. IBAN-Nummer (also eigener Verein)
  3.    Erfassen von Zahlungsinformation (Betrag und evtl. Mitteilung, z.B. „Mitgliederbeitrag“ – diese Informationen können auch leer gelassen werden)
  4.    Erfassen Zahlungspflichtiger (vor allem für einzelne Rechnungen – diese Information kann auch leer gelassen werden)
  5.    Erstellen der QR-Rechnung als PDF. Dieses PDF kann ausgedruckt werden (Papier mit Perforation kann bei Druckereien oder im Postshop Link https://shop.post.ch/shop/de/b-ro-papeterie/b-robedarf/buroline-einzahlungsschein-qr-code/p/551402 bestellt werden). 
  6.    Für Einzahlungsscheine ohne Betrag (z.B. für Spenden) kann eine QR-Rechnung mit dem Generator erstellt und dann x-fach ausgedruckt werden (am eigenen Drucker oder in einer Druckerei). Die einzahlende Person ergänzt den Einzahlungsschein mit Betrag und Absender. 
   
  *1 Es sind weitere Tools vorhanden, um eine QR-Rechnung zu erstellen, z.B.: https://qr-rechnung.net/#/

Frage

Unser Verein arbeitet mit Freiwilligen in der ganzen Schweiz. Für den Verein rechnen sie Reisespesen ab. Für die Abwicklung der Rückerstattung ist es am einfachsten, wenn sie dem Verein die Tickets per Email schicken. Müssen Belege (Fahrkosten etc.) im Original gesammelt werden? Oder ist es erlaubt, einen Originalbeleg, z.B. ein Papier-Zugticket, einzuscannen und elektronisch als PDF abzulegen?

Antwort

Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören auch Belege in der Buchhaltung. Grundsätzlich ist ein elektronischer Beleg zulässig, er muss während 10 Jahren gelesen werden können. Wenn die Belege als PDF abgespeichert sind, ist davon auszugehen, dass sie auch in Zukunft gelesen werden können. Dabei ist die Datensicherung wichtig. 

Frage

Die Finanzen spielen in unserem Verein keine sehr grosse Rolle. Wir vertrauen uns gegenseitig, der Kassier macht die Ein- und Auszahlungen. Sind wir trotzdem verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen?

Antwort

Seit 2008 enthalten die Gesetzesbestimmungen über die Vereine im Art. 69a  ZGB folgenden Artikel:

"Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins. Die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäss."

Der Vorstand ist demnach verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Abgesehen von der Pflicht, ist es auch sonst wichtig, die finanziellen Angelegenheiten  sauber und genau abzuwickeln, auch wenn es sich nicht um grosse Summen handelt. Vertrauen ist gut, aber gerade Finanzen können schnell einmal ein Grund für Unstimmigkeiten sein. Die Mitglieder haben das Recht zu wissen, wie das Geld eingenommen und ausgegeben wird, und der Vorstand sollte jederzeit darüber Auskunft geben können.

Frage

Ein Mitglied möchte Einsicht in die komplette Buchhaltung (Bilanz und Erfolgsrechnung) der letzten fünf Jahre des Vereins, resp. diese nachkontrollieren. Das Mitglied ist nicht im Vorstand und hat somit auch keinen direkten Zugriff auf die Buchhaltung. Darf dem Mitglied die Einsicht verwehrt werden ? Oder hat jedes Mitglied eines Vereins generell das Recht, die kompletten Bücher selbst zu kontrollieren oder zumindest einzusehen?

Antwort

Die Bestimmung von Art. 802 Abs. 2 E-OR passt auch für Vereine:
"Hat die Gesellschaft keine Revisionsstelle, so kann jeder Gesellschafter in die Bücher und Akten uneingeschränkt Einsicht nehmen. Hat sie eine Revisionsstelle, so besteht ein Recht zur Einsichtnahme nur, soweit ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird."

Hat der Verein eine Revisionsstelle (einen Revisor/eine Revisorin), muss das betreffende Mitglied demnach das Interesse an der Einsichtnahme begründen. Ein allgemeines Kontrollbedürfnis oder Misstrauen sind keine relevanten Gründe.

Frage

Muss das Vereinsjahr immer das Kalenderjahr sein?

Antwort

Grundsätzlich: nein. Die Mehrheit aller Vereine dürfte ihre Aktivitäten dennoch nach dem Kalenderjahr ausrichten, wodurch sich eine sinnvolle Übereinstimmung ergibt. Anderseits planen Vereine, die sich z.B. im Bildungsbereich oder in der Kinderbetreuung engagieren, ihre Aktivitäten eher nach dem Schuljahr oder semesterweise. Hier macht es Sinn, wenn das Vereinsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Ein gewisser Mehraufwand fällt unter Umständen dadurch an, dass ein Teil der administrativen Arbeiten (Versicherungen, Steuern usw.) aus gesetzlichen Gründen immer auch mit Stichtag 31. Dezember erfolgen muss.

Frage

Weil unser Verein etwas stagniert, haben wir im Vorstand Ausgaben für neue Flyer, Webauftritt und eine spezielle Aktion  beschlossen und das Budget entsprechend erhöht.  Wir sind überzeugt, dass der Verein sich diese ziemlich happigen Mehrausgaben leisten kann, aber wir wissen nicht, ob die Mitglieder das auch so sehen.
Wie gehe ich als Versammlungsleiterin vor, wenn das Budget an der Mitgliederversammlung abgelehnt wird?

Antwort

Da es in Ihrem Verein in der Kompetenz der Mitgliederversammlung  liegt, dass Budget zu genehmigen, muss der Vorstand resp. die Versammlungsleiterin sich gut vorbereiten und gut argumentieren. Wichtig ist zudem, dass der ganze Vorstand hinter dem Vorschlag steht, und die Zahlen transparent gemacht werden, so dass die Mitglieder diese nachvollziehen können. Hilfreich ist auch, eine längerfristige Finanzplanung zu präsentieren.

Zum vorgeschlagenen Budget können die Mitglieder Änderungsanträge machen; es geht nicht um alles oder nichts. Falls das Budget gefährdet scheint, kann die Versammlungsleiterin die Mitglieder oder einzelne Votanten auffordern, gezielte Streichungsanträge zu machen oder nötigenfalls selber (verschmerzbare) Reduktionen vorschlagen.
Ansonsten sind die demokratischen Spielregeln des Vereins zu beachten.

Frage

Ist es einem Verein erlaubt, keine Mitgliederbeiträge zu erheben?

Antwort

Ja, ein Verein muss nicht zwingend Mitgliederbeiträge einziehen. Gemäss Art. 71 ZGB darf er sogar nur Mitgliederbeiträge verlangen, wenn dies in seinen Statuten ausdrücklich geregelt ist. Dabei können die Statuten einen Minimal- oder Maximalbetrag oder eine Bandbreite beziffern. Seitdem die Haftung der Mitglieder per Gesetz ausgeschlossen wurde, ist es nicht mehr nötig, eine Beitragsgrösse in den Statuten festzulegen.

Die Festsetzung eines  fixen Beitrags in den Statuten ist nicht zu empfehlen, da es für eine Anpassung sonst jedes Mal eine Statutenänderung braucht.

Frage

Wir suchen "Sponsoren" für die finanzielle Unterstützung von Familien mit tiefen Einkommen, damit sie ihr Kind in eine Spielgruppe schicken können. Der monatliche Elternbeitrag ist oft eine Hürde. Würde sich das für ein Crowdfunding-Projekt eignen?

Antwort

Für ein Crowdfunding-Projekt ist es wichtig, dass es als ein konkretes und klar abgrenzbares Projekt präsentiert wird, z.B. Projekt "Spielgruppenbesuch für 10 Familien". Sie suchen dann nicht nach einzelnen Sponsoren. Mit Crowdfunding geben viele einzelne Personen eher kleine Beiträge, um gemeinsam diesen 10 Familien den Spielgruppenbesuch zu ermöglichen. Als Gegenleistung bekommen die Spender/innen „Goodies“, d.h. ein kleines Dankeschön in Form eines Produkts, Erlebnisses oder Services.

Crowdfunding-Plattformen bieten Unterstützung, Tipps und Tools für den Aufbau und die Betreuung einer Crowdfunding-Kampagne. Es ist aber wichtig, dass man für die Kampagne personelle und zeitliche Ressourcen einplant. Am besten suchen Sie im Verein jemanden, der/die sich in den soziale Medien zuhause fühlt und Spass hat, eine solche Kampagne zu lancieren. 

Frage

Haben Vorstandsmitglieder grundsätzlich das Recht auf eine Vorstandsentschädigung?

Antwort

Es gibt keine rechtlichen Ansprüche auf Entschädigungen für Vorstandsmitglieder. Im Gegenteil: Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerbefreiung des Vereins ist, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit unentgeltlich tätig sind. Selbstverständlich haben sie aber Anrecht auf die Vergütung der getätigten Spesen. Spezielle Fachaufgaben können bezahlt werden, sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein.

Alle Entschädigungen an den Vorstand müssen im Budget berücksichtigt und in der Rechnung als solche ausgewiesen werden. Immer daran denken: Es sind auch andere Formen der Anerkennung möglich, bspw. Weiterbildung, Beitragserlass, Extras.

Und ebenfalls wichtig: Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, müssen vom Empfänger versteuert werden, der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.

Frage

Wir suchen eine freiwillige Fundraiserin/einen Fundraiser für einen Bauspielplatz und wollen dafür inserieren. Wir werden in der Lokalpresse ein Inserat platzieren und beim Elternverein, Elternforum und Quartierverein publizieren. Haben Sie noch eine weitere Idee, wo frau sinnvollerweise nach einer entsprechenden Person sucht?

Antwort

Ich zweifle daran, dass Sie so fündig werden. Ich würde in Ihrem Fall eher ein Vorstandsmitglied mit Schwerpunkt Fundraising beauftragen und zudem das Fundraising nicht nur an eine einzelne Person delegieren. Interessant könnte z.B. eine temporäre Arbeitsgruppe aus dem Kreis der Mitglieder sein, in der verschiedene Ideen zum Thema Fundraising gesucht resp. ausgetauscht und durchgeführt werden. 

Frage

Unser Chor hat für das anstehende Jubiläum die Herausgabe einer Broschüre geplant und dafür von der Mitgliederversammlung 500 Franken bewilligen lassen. Nun stellt sich aber heraus, dass die Kosten völlig unterschätzt wurden. Müssen wir die Mitglieder nochmals über einen höheren Betrag abstimmen lassen?

Antwort

Mit einer erneuten Abstimmung an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung ist der Vorstand auf der sicheren Seite. Ob die ordentliche Mitgliederversammlung bei der Präsentation der Rechnung eine entsprechende Kostenüberschreitung goutieren würde, können Sie selber besser beurteilen. So der so, der Vorstand ist gut beraten, die Mitglieder rechtzeitig und transparent zu informieren.

Frage

Gibt es Anhaltspunkte für die Einführung von Leistungslöhnen und Boni z.B. für die Geschäftsleitung einer Non-Profit-Organisation?

Antwort

Der Trend, von den festen Einstufungen gemäss Ausbildung und Dienstalter wegzukommen, ist in vielen Organisationen feststellbar. Gleichzeitig ist es schwierig, zwischen den beiden Polen (Ausbildung/Dienstalter und Leistungsorientierung) das richtige Mass zu finden, der auch den Kulturen im Sozialbereich gerecht wird. Je nach Betrieb braucht es dafür viel Fingerspitzengefühl, weil dann plötzlich junge Mitarbeitende mehr verdienen als lang gediente, treue, mit etwas weniger Punch.

Aus meiner Sicht muss die Einstufung ein Mix sein zwischen den beruflichen Anforderungen gemäss Anforderungsprofil und Stellenbeschrieb (Grundausbildung, Zusatzausbildungen wie z.B. Führung, spezielle Beratungsansätze, EDV, etc.), einem prozentual kleinen Anreiz für langjährige Mitarbeit (sprich Stufenanstieg) und einer Leistungskomponente. Da muss je nach Einsatzgebiet definiert werden, was unter Leistung verstanden wird.

Weil soziale Organisationen keinen Gewinn machen (oder dies von den Subventionsgebenden her nicht ausweisen dürfen), fallen Boni weg.  Es gibt aber andere Formen von Anerkennung, die auch als Anreiz für langjährige Mitarbeit eingesetzt werden können: erhöhte finanzielle und/oder zeitliche Beteiligung an Weiterbildungen, Teilnahme an wichtigen oder spannenden Kongressen, Delegation in wichtige Projektgruppen, bezahlte Urlaube. Es gibt sogar Organisationen, die ihren Führungskräften nach einer speziellen Anstrengung eine Woche Wellness bezahlen.

Frage

Wir sind daran, einen Verein zu gründen, der eine neue Sportart in der Gemeinde lancieren will. Können wir in den Statuten schreiben, dass bei einer Auflösung des Vereins der Liquidationserlös zur Verwaltung an die Gemeinde übergeben wird? (Falls ein neuer Verein mit den gleichen Zielen gegründet wird.) Soll im Auflösungsartikel stehen, dass die Vereinsakten der Gemeinde zur Archivierung übergeben werden?

Antwort

Grundsätzlich sollten die Statuten keine Bestimmungen enthalten, welche auch Dritte betreffen, wenn diese nicht ausdrücklich mit einer solchen Regelung einverstanden sind. Konkret heisst das, dass der Verein sich bei der Gemeinde erkundigen muss, ob sie einverstanden ist, das Geld zu verwalten und die Vereinsakten zu archivieren.

Frage

Wir müssen neu eine kaufmännische Mitarbeiterin anstellen. Wie kommen wir  zu brauchbaren Angaben über angepasste Löhne?

Antwort

Der schweizerische Kaufmännische Verband vertreibt eine informative Broschüre "Salärempfehlungen". Sie kann bei www.kvschweiz.ch unter "Broschüren" bestellt werden.

Frage

Stimmt es, dass über den Revisionsbericht nicht abgestimmt werden soll? Ist es richtig, nach der Genehmigung des Jahresberichts über den Revisionsbericht und anschliessend über die Jahresrechnung abzustimmen?

Antwort

Der Revisionsbericht wird von einer unabhängigen Person oder Stelle verfasst. Er empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und enthält allenfalls weitere Empfehlungen.

Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt; er dient den Mitgliedern zur Meinungsfindung betreffend der Jahresrechnung. Falls die Mitglieder mit der Arbeit der Revisionstelle nicht zufrieden sind, können sie diese abwählen und jemand anders vorschlagen.

Frage

Sind wir als Verein mehrwertsteuerpflichtig? Zwar machen wir keinen eigentlichen Umsatz – Mitgliederbeiträge sind ja nicht mehrwertsteuerpflichtig –, wir erhalten aber Sponsoring-Gelder.

Antwort

Es ist wichtig, dass sich der Verein nach der Mehrwertsteuer erkundigt, denn diese ist selbstdeklarationspflichtig. Grundsätzlich sind Sponsoring-Einnahmen mehrwertsteuerpflichtig, sofern es sich um echtes Sponsoring handelt. Die einfache Nennung von Spender(inne)n in einem Jahresbericht gehört zum Beispiel nicht dazu. Sponsorinnen und Sponsoren sind Organisationen oder Personen, die den Verein mit meist grösseren Beiträgen unterstützen und dafür eine Gegenleistung erhalten: Platz für Logos, Inserate, Auftrittsmöglichkeiten, Werbefläche etc.

Die gute Nachricht: Mehrwertsteuer fällt bei nicht gewinnorientierten, ehrenamtlich geführten Vereinen erst ab 250 000 Franken an, bei allen anderen ab 100 000 Franken.

Frage

In unserem Vorstand gibt es sehr unterschiedliche Meinungen, wie Spesen zu vergüten sind und ob die Vorstandsmitglieder eine Entschädigung erhalten sollen. Was ist richtig?

Antwort

In vielen Vereinen sind Spesenregelung und Vorstandsentschädigung ein Dauerthema, oft sogar ein Dauerkonflikt, der nie zum Thema gemacht wird. Im Gesetz gibt es zu diesem Thema keine genauen Vorschriften, und die Vereine handhaben die Vergütungen sehr unterschiedlich. Hier ein paar Anhaltspunkte:

• Die Vergütung effektiv getätigter Auslagen für den Verein sollte selbstverständlich sein.
• Die Spesenregelung und die Vergütungen müssen den finanziellen Verhältnissen des Vereins angepasst sein. Die Auslagen sind ins Budget aufzunehmen.
• Grosszügige Pauschalen und Entschädigungen können steuer- und abgabepflichtigen Lohncharakter haben.
• Für steuerbefreite Vereine und solche, die das Gütesiegel ZEWO tragen, gelten strengere Vorgaben.

Es empfiehlt sich unbedingt, die Spesenabgeltung im Vorstand gründlich zu diskutieren und die beschlossenen Regelungen schriftlich festzuhalten. Siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.

Frage

Wie kann unser Verein die Steuerbefreiung erhalten?

Antwort

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine «automatische» Steuerbefreiung für Vereine. Gesuche um Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit sind an die  kantonalen Steuerverwaltungen zu richten. Diese geben auch Auskunft über die Bedingungen und nehmen die schriftlichen Gesuche um Steuerbefreiung entgegen. Dem Gesuch sind die Statuten, das Gründungsprotokoll, Jahresrechnungen und weitere Unterlagen über die Tätigkeiten des Vereins beizulegen. Die Statuten sollen über den gemeinnützigen, sozialen, kulturellen o.ä. Zweck Auskunft geben. Der Vereinszweck darf nicht ausschliesslich den eigenen Mitgliedern zugute kommen (keine Selbsthilfeorganisationen) und die Vorstandsmitglieder müssen grundsätzlich ehrenamtlich tätig sein.

Bei der Auflösung muss der Liquidationserlös zwingend einem anderen steuerbefreiten Verein zukommen. Die Steuerbefreiung schliesst eine allfällige Mehrwertsteuerpflicht nicht aus!

Siehe Arbeitshilfe "Steuerbefreiung für Vereine"

Frage

Kann ein Verein eine beliebige Spendenbescheinigung für die Steuern ausstellen oder gibt es dafür bestimmte Vorlagen?

Antwort

Ein Verein darf nur Spendenbescheinigungen ausstellen, wenn der Verein steuerbefreit ist. Das heisst, der Verein muss beim Kanton seines Sitzes ein entsprechendes Gesuch eingereicht und eine schriftliches Dokument haben, das die Steuerbefreiung wegen Gemeinnützigkeit bestätigt.

Ist der Verein wirklich steuerbefreit, spielt die Form der Spendenbescheinigung keine Rolle. Der Verein ist nicht verpflichtet, eine Bescheinigung auszustellen.  Spender/innen sind jedoch froh, wenn sie eine Spendenbescheinigung direkt der Steuererklärung beilegen können. Wichtig ist, dass auf der Bestätigung die Organisation, der Name der Spenderperson und die Höhe des Betrags aufgeführt sind.

Frage

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Antwort

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Frage

Ich möchte zusammen mit Personen mit Wohnsitz im Ausland einen Schweizer Verein gründen. Dürfen diese Gründungsmitglieder sein und auch in ein Amt gewählt werden? 

Antwort

Personen mit Wohnort im Ausland können Gründungsmitglieder, Vorstandsmitglieder und/oder zukünftige Mitglieder eines Vereins mit Sitz in der Schweiz sein. Ein in der Schweiz domizilierter Verein richtet sich nach Art. 60 ff ZGB, er kann als solcher gegründet werden, wenn er in einem Zusammenhang mit der Schweiz steht: Wirkungsgebiet (auch) in der Schweiz, offen (auch) für Mitglieder aus der Schweiz. Bei international tätigen Vereinen ist es sinnvoll, sollte mindestens ein Vorstandsmitglied in der Schweiz wohnhaft sein. Hat ein Schweizer Verein (Vorstands-)Mitglieder mit ausländischem Wohnsitz, muss er sicherstellen, dass diese ihren Rechten und Pflichten nachkommen können. Es ist möglich, die Vorstandssitzung/Mitgliederversammlung per Online-Konferenzsaal abzuhalten (z.B. via Skype) sofern alle Mitglieder rechtzeitig informiert, Unterlagen und Zugangsdaten verschickt werden etc. Die Vereinsstatuten müssen eine Vereinsversammlung (oder auch die Vorstandssitzung) per Online-Konferenzsaal gestatten.

Frage

Darf der Verein nur aus Vorstandsmitgliedern bestehen?

Antwort

Auch ein Verein ohne weitere Mitglieder ausser den Vorstandsmitgliedern ist legitim. Die Vereinsversammlung besteht in diesem Fall aus den Vorstandsmitgliedern. Wichtig ist, dass auch ein sog. “Vorstandsverein" die vereinsrechtlichen Vorgaben einhält: Vereinsversammlung einberufen, Wahlen durchführen, demokratische Prozesse einhalten, Ausstandspflichten beachten etc. Für einen „Vorstandsverein“ ist es besonders wichtig, für die Rechnungsprüfung 1-2 Revisor/innen zu wählen – als Kontrolle und Absicherung für den Vorstand, da dieser sich nicht selber entlasten kann.  Die Statuten können festhalten, dass der Vorstand über die Aufnahme der Mitglieder entscheidet. Damit bestimmt der Vorstand, ob weitere Mitglieder aufgenommen werden oder ob es beim „Vorstandsverein“ bleibt.

Frage

Mein Partner und ich sind im therapeutischen Bereich tätig. Gerne möchten wir unseren Angebots-Schwerpunkt auf den Bereich von Menschen mit Einschränkungen verlegen. Dazu wollen wir einen Verein gründen. Ich habe gelesen, dass es für einen Verein nur zwei Personen braucht. Können mein Partner und ich den Verein gründen und uns vom Verein für die Therapien beauftragen lassen?

Antwort

Ein Verein darf keinen wirtschaftlichen Zweck haben (Art. 60 ZGB). Wenn der Verein dazu dient, den Mitgliedern ihr berufliches Auskommen bzw. einen Teil davon zu ermöglichen, ist dies ein wirtschaftlicher Zweck. Der Verein wird in Bezug auf die Steuern und auf die Haftung bevorzugt behandelt. Eine Umgehung ist deshalb strafbar. In Ihrer Situation ist eine andere Rechtsform zu wählen oder der Verein anders zu organisieren (siehe Arbeitshilfen Rechtsformenvergleich und Merkmale des Vereins)

Grundsätzlich ist es Vereinen jedoch erlaubt, für die Erfüllung ihrer nichtwirtschaftlichen Ziele Personen zu beschäftigen. Gemäss Art. 68 ZGB müssen jedoch Personen in den Ausstand treten bei Geschäften, die sie selbst, Ehe- und Konkubinatspartner und nahe Angehörige betreffen. Das heisst, Sie könnten in Ihrer Funktion als Vertreterin des Vereins auch deshalb nicht sich selbst bzw. Ihren Partner beauftragen oder sich selber anstellen. 

Möglich wäre aber, dass Sie im Vereinszweck eine ideelle oder gemeinnützige Zielsetzung formulieren (z.B. Reduktion der Kosten für betroffene Menschen). Sie können dann Personen suchen, welchen das Angebot für Menschen mit Einschränkungen wichtig ist und die bereit sind, Verantwortung als Vorstandsmitglieder im zu gründenden Verein zu übernehmen. Der Vorstand könnte Sie als vorgesetztes Gremium im Namen des Vereins anstellen oder beauftragen. Sie selbst könnten im Vorstand mit beratender Stimme vertreten sein. 

Frage

Drei unserer Gründungsmitglieder sind aus dem Vorstand ausgetreten mit der Absicht, einen eigenen Verein zu gründen. Sie erheben  den Anspruch, das bei der Gründung gemeinsam erarbeitete Logo für die neue Gruppierung nutzen zu können. Haben diese Gründungsmitglieder das Recht, den Namen und das Logo des bestehenden Vereins einfach "mitzunehmen"?

Antwort

Der Verein ist eine eigene (Rechts-)Persönlichkeit. Das heisst, er kann gesetzliche Handlungen vornehmen sowie Vermögen, Sachwerte usw. besitzen. Sachen und Gelder gehören nicht einzelnen Personen, sondern dem Verein als solchem. Gründungsmitgliedern steht diesbezüglich kein spezielles Recht zu.

Das Logo gehört also ganz klar weiterhin dem ursprünglichen Verein. Dies natürlich nur, wenn nicht etwas anderes vereinbart wurde.

Frage

Wie viele Gründungsmitglieder braucht es, um einen Verein zu gründen? Kann ich als Einzelperson einen Verein gründen?

Antwort

Gemäss Art. 60 ZGB (Zivilgesetzbuch) sind Vereine eine "Körperschaftliche Personenverbindung". Eine Person allein kann demnach keinen Verein gründen; sie kann sich nicht mit sich selber zusammenschliessen. Zwei Personen sind die absolute Mindestzahl.

Wir raten jedoch davon ab, einen Verein mit nur zwei Personen zu gründen und zu führen. Es gibt immer wieder Entscheidungen zu fällen, bereits bei der Gründung. In Pattsituationen können zwei Personen keine Beschlüsse fällen. Auch aus dem Begriff "Verein" ist ersichtlich, dass es sich dabei um eine Gruppe handelt, und dass eine einzige Person keinen Verein bilden kann.

Frage

Wir wollen ein Fest durchführen. Jemand hat uns geraten, anstatt eines Vereins eine IG zu gründen. Was sind eigentlich die Unterschiede zwischen einem Verein, einem Club und einer IG?

Antwort

Wenn eine Personengemeinschaft ordnungsgemäss als Verein gegründet wurde (ideeller Zweck, schriftliche Statuten, Gründungsprotokoll, Organe), so handelt es sich um einen Verein im juristischen Sinn gemäss ZGB Art. 60 und folgende. Ein Verein ist nicht verpflichtet, in seinem Namen den Begriff «Verein» zu tragen. Aus den Statuten (meist im Artikel 1) ist ersichtlich, dass es sich um einen Verein handelt. So bezeichnen sich Vereine zum Beispiel auch als Gemeinschaft, Gesellschaft, Partei oder Verband. Als Verband wird meist ein Verein mit verschiedenen Sektionen oder Untervereinen bezeichnet.

«Interessengemeinschaft»,  «Club» oder «Verband» sind keine rechtlichen Begriffe. IGs und Clubs sind jedoch oft als Vereine organisiert. Sie können aber auch eine andere Gesellschafsform haben, z.B die einfache Gesellschaft.  Mitglieder einer einfachen Gesellschaft haften jedochpersönlich und eine Gruppe kann mit dieser Rechtsform kein eigenes Post- oder Bankkonto auf ihren Namen eröffnen.

Frage

Muss das Vereinsjahr immer das Kalenderjahr sein?

Antwort

Grundsätzlich: nein. Die Mehrheit aller Vereine dürfte ihre Aktivitäten dennoch nach dem Kalenderjahr ausrichten, wodurch sich eine sinnvolle Übereinstimmung ergibt. Anderseits planen Vereine, die sich z.B. im Bildungsbereich oder in der Kinderbetreuung engagieren, ihre Aktivitäten eher nach dem Schuljahr oder semesterweise. Hier macht es Sinn, wenn das Vereinsjahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Ein gewisser Mehraufwand fällt unter Umständen dadurch an, dass ein Teil der administrativen Arbeiten (Versicherungen, Steuern usw.) aus gesetzlichen Gründen immer auch mit Stichtag 31. Dezember erfolgen muss.

Frage

Ist es einem Verein erlaubt, keine Mitgliederbeiträge zu erheben?

Antwort

Ja, ein Verein muss nicht zwingend Mitgliederbeiträge einziehen. Gemäss Art. 71 ZGB darf er sogar nur Mitgliederbeiträge verlangen, wenn dies in seinen Statuten ausdrücklich geregelt ist. Dabei können die Statuten einen Minimal- oder Maximalbetrag oder eine Bandbreite beziffern. Seitdem die Haftung der Mitglieder per Gesetz ausgeschlossen wurde, ist es nicht mehr nötig, eine Beitragsgrösse in den Statuten festzulegen.

Die Festsetzung eines  fixen Beitrags in den Statuten ist nicht zu empfehlen, da es für eine Anpassung sonst jedes Mal eine Statutenänderung braucht.

Frage

Unser Basketballclub möchte mit einer Standaktion in der Fussgängerzone auf unseren Verein aufmerksam machen. Wir stellen einen Basketballkorb auf und lassen die Leute Bälle werfen, zudem geben wir Getränke ab, verkaufen aber nichts. Benötigen wir für die Aktion eine Bewilligung?

Antwort

Ja, alle Veranstaltungen und Aktionen auf öffentlichem Grund benötigen eine Bewilligung, unabhängig davon, ob etwas verkauft wird oder nicht. Zuständig dafür ist die Gemeinde- oder Stadtverwaltung. Erkundigen Sie sich dort rechtzeitig (!) darüber, wie Sie zu einer Bewilligung kommen und welche Auflagen der Verein zu erfüllen hat (Abfallbeseitigung, Platzbedarf etc.).

Die meisten Gemeinden haben ein Benutzungskonzept für die Benützung von öffentlichem Grund, vielleicht auch online verfügbar. Bei gut frequentierten Orten ist die Nachfrage oft gross, so dass die Verwaltung auch eine koordinierende Funktion übernimmt.

Frage

Unser Verein ist jetzt auch auf Facebook. Um die Seite attraktiv zu gestalten, möchten wir Fotos von unseren Aktivitäten ins Netzt stellen. Manchmal sind da gut erkennbare Personen abgebildet. Müssen diese angefragt werden? Die Bilder auf unserer Facebookseite können ja nur von „Freunden" angeschaut werden.

Antwort

Fotos gehören zu den schützenswerten Personendaten und dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung  der abgebildeten Personen verwendet werden. Auch wenn man auf Facebook die Zugänglichkeiten einschränken kann, ist es trotzdem ein offenes Medium, dessen Reiz ja gerade darin besteht, dass immer mehr Personen immer mehr Einblicke gewinnen. Zudem ist ein Verein ja daran interessiert, möglichst viele „Freunde" zu haben.

Ich rate deshalb, keine Fotos ohne Einwilligung der betreffenden Personen zu  veröffentlichen. Die Anfrage an die Vereinsmitglieder bietet gleichzeitig die Gelegenheit, mit diesen in Kontakt zu treten.

Generell sind Aufnahmen zu verwenden, auf denen die Menschen nur bedingt oder in einer Menge erkennbar sind. Weiter sollen die Fotos nicht mit dem Namen der Abgebildeten versehen werden und keine Bilder verwendet werden, die persönlichkeitsverletzend sind oder Rückschlüsse auf religiöse oder politische Einstellungen zulassen, Drogenkonsum oder kriminelle Handlungen zeigen, Sozialhilfebezug dokumentieren, etc.

Selbstverständlich sind Bilder auf Antrag der Abgebildeten sofort zu löschen.

Frage

Wir suchen "Sponsoren" für die finanzielle Unterstützung von Familien mit tiefen Einkommen, damit sie ihr Kind in eine Spielgruppe schicken können. Der monatliche Elternbeitrag ist oft eine Hürde. Würde sich das für ein Crowdfunding-Projekt eignen?

Antwort

Für ein Crowdfunding-Projekt ist es wichtig, dass es als ein konkretes und klar abgrenzbares Projekt präsentiert wird, z.B. Projekt "Spielgruppenbesuch für 10 Familien". Sie suchen dann nicht nach einzelnen Sponsoren. Mit Crowdfunding geben viele einzelne Personen eher kleine Beiträge, um gemeinsam diesen 10 Familien den Spielgruppenbesuch zu ermöglichen. Als Gegenleistung bekommen die Spender/innen „Goodies“, d.h. ein kleines Dankeschön in Form eines Produkts, Erlebnisses oder Services.

Crowdfunding-Plattformen bieten Unterstützung, Tipps und Tools für den Aufbau und die Betreuung einer Crowdfunding-Kampagne. Es ist aber wichtig, dass man für die Kampagne personelle und zeitliche Ressourcen einplant. Am besten suchen Sie im Verein jemanden, der/die sich in den soziale Medien zuhause fühlt und Spass hat, eine solche Kampagne zu lancieren. 

Frage

In unseren Stauten steht nicht, wann das Protokoll der Vereinsversammlung verschickt werden muss. Reicht es, dieses der nächsten Einladung zur Vereinsversammlung beizulegen oder sollte es möglichst zeitnah nach der Versammlung verschickt werden?

Antwort

Im Gesetz ist der Versand von Protokollen nicht geregelt. Falls die Statuten dazu nichts bestimmen und keine langjährige, sinnvolle Gewohnheit bereits besteht, kann der Vorstand den Versand nach Gutdünken handhaben.

Vorteil eines zeitnahmen Versandes ist, dass die Mitglieder - vor allem auch die Abwesenden - rechtzeitig Kenntnis von den Beschlüssen erhalten. Muss das Protokoll von der Vereinsversammlung genehmigt werden , wird es als "Protokollentwurf" bezeichnet. Mit einem zeitnahen Versand nach der Genehmigung durch der Vorstand können die Mitglieder aufgefordert werden, allfällige Beanstandungen anzubringen. Der Vorstand bringt dann - falls nötig - eine bereinigte Fassung an der nächsten Versammlung zur Abstimmung. Gemäss Art. 75 ZGB kann ein Mitglied Beschlüsse, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen, binnen Monatsfrist nach Erhalt des Protokolls beim Gericht anfechten. Auch deshalb macht ein frühzeitiger Versand Sinn. Anderfalls könnte nach einem Jahr noch eine Klage erfolgen .

Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann das Protokoll als zusätzliches Dokument angehängt werden. Hat der Verein auf seiner Website einen internen Bereich, kann das Dokument dort abgelegt und die Mitglieder entsprechend informiert werden.

Fazit:

• Das Protokoll dient der Information der Mtglieder, was für eine zeitnahe Zustellung spricht.
• Damit die Mitglieder das Protokoll an der Vereinsversammlung genehmigen können, müssen sie deren Wortlaut kennen, was für eine (nochmalige) Zustellung des Protokolls mit der Einladung spricht.
• Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, elektronische Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist allerdings auf nicht elektronisch vernetzte Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
• Das Protokoll wird in der Regl vom Verfasser/von der Verfasserin und der Präsidentin/dem Präsidenten unterzeichnet.
• Der Vorstand kann auch mittels eines entsprechenden Antrags an die Mitgliederversammlung den Versand von Protokollen regeln. Damit kann er den Wünschen der Mitgliedern entgegenkommen. Dafür braucht es keine statuarische Bestimmung, ein protokollierter Beschluss der Versammlung genügt. 

Frage

In unseren Statuten steht, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung schriftlich erfolgt. Können wir die Einladung auch per E-Mail versenden?

Antwort

Für die Einberufung geiner Mitgliederversammlung emäss Art. 64 ZGB sind die Statuten und/oder allenfalls eine bestimmte Vereinsübung zu beachten. Erfolgte die Einladung bis anhin briefllich, kann eine plötzlicher Wechsel auf E-Mail unter Umständen angefochten werden, wenn die Einladung nicht alle Mitglieder erreicht. Massgebend ist, dass alle Teilnahmeberechtigten nach Treu und Glauben von der Einberufung Kenntnis nehmen können, und zwar rechtzeitig für eine effektive Teilnahme.

Es empfiehlt sich daher, die Form der Einberufung in den Statuten genau zu formulieren. Dabei sind verschiedene Einberufungsarten möglich: briefliche Einberufung, Einberufung per E-Mail, Aushang im Vereinskasten, Publikation in der Zeitung oder im Vereinsorgan etc.

Für die Ausübung des Antragrechts schreibt das Gesetz keine Form vor, auch nicht für die Beantragung einer ausserordentlichen Vereinsversammlung. Sofern die Statuten nichts anderes regeln, sind für Anträge daher auch andere Mittel zulässig: E-Mail, Telefon usw.

Frage

Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?

Antwort

 Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:

• Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
• Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
• Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.

Frage

Für die Mitgliederversammlung muss bekanntlich ein Jahresbericht erstellt werden. Gibt es eine Vorschrift betreffend Länge bzw. Inhalt?

Antwort

Der Jahresbericht hat den Zweck, die Mitglieder und allenfalls eine weitere Öffentlichkeit über die wichtigen Ereignisse des Geschäftsjahres zu orientieren. Es gibt keine Mengenvorschrift. Der Inhalt ist jedoch definiert durch den Zweck: Die Mitglieder sollen entscheiden können, ob der Vorstand die Geschäfte des Vereins im Sinne des Zweckes wahrnimmt. Er dient als Grundlage für die Décharge-Erteilung (Entlastung) und muss entsprechend verfasst sein: Er soll also Schwerpunkte der Tätigkeit abbilden, Auskunft geben über die Zielerreichung, wichtige personelle Wechsel, die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen etc. Nicht zuletzt bildet der Jahresbericht auch die Grundlage für die Wiederwahl des Vorstandes: War er aktiv zugunsten des Vereins oder nicht? Der Jahresbericht ist also mehr als nur eine mühsame Pflicht, er hat den Charakter eines Rechenschaftsberichts und ist entsprechend ernst zu nehmen. Gleichzeitig ist es häufig auch eine "Visitenkarte" des Vereins.

Frage

Unsere Mitglieder leben über die ganze Schweiz und das nahe Ausland verteilt, eine Anreise zur Versammlung ist für viele nicht möglich. Dürfen wir diese auch online durchführen?

Antwort

Mitglieder haben das Recht, an der Versammlung und an den Abstimmungen und Wahlen inkl. den dazugehörigen Debatten teilzunehmen. Wenn ein Schweizer Verein Mitglieder mit ausländischem Wohnsitz hat, muss er daher sicherstellen, dass sie von ihrem Recht Gebrauch machen können. Als Ergänzung oder Ersatzform für die physische Versammlung kann diese per Online-Konferenzsaal (z.B. via Skype, Facetime o.ä.) oder per Live-Stream von der Versammlung mit Chat für die Diskussion und Abstimmung durchgeführt werden. Dies ist zulässig, sofern alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden, Zugang zum Internet haben und die nötigen Unterlagen und Zugangsdaten erhalten. Auch müssen die Statuten die Online-Ersatzform gestatten.

Frage

Ab wann gilt eine Mitgliedschaft im Verein? Wenn die Anmeldung abgegeben ist? Wenn der Mitgliederbeitrag bezahlt ist? Wenn der Vorstand sein Einverständnis gegeben hat?

Antwort

Normaler weise regeln die Statuten die Aufnahme der Mitglieder. Ist dies nicht der Fall, liegt die Aufnahme der Mitglieder in der Kompetenz der Mitgliederversammlung. Die Aufnahme von neuen Mitgliedern ist demnach an der Mitgliederversammlung zu traktandieren  und zur Abstimmung vorzulegen.

Es ist aber auch zulässig, den Vorstand über die Aufnahme entscheiden zu lassen. Will der Verein dem Vorstand die entsprechenden Kompetenzen übertragen, muss er dies in den Statuten regeln.

Die Mitgliedschaft gilt grundsätzlich ab dem Moment der Aufnahme durch die Mitgliederversammlung oder durch den Vorstand.

In den Statuten oder in Reglement können aber weitere Details formuliert sein, wie zum Beispiel, dass die Mitgliedschaft erst nach Entrichtung des Mitgliederbeitrags gilt, oder dass sie mit dem Schul- oder Kalenderjahr beginnt oder endet.

Es ist für jeden Verein wichtig, dass zu jedem Zeitpunkt klar ist, wer Mitglied ist.

Frage

Ein Vereinsmitglied, das mit der Ehrenmitgliedschaft ausgezeichnet wurde, möchte aus dem Verein austreten, weil es andere Interessen hat. Meine Vorgängerin hat mir bei der Amtsübergabe mitgeteilt, ein Ehrenmitglied  könne nicht aus dem Verein austreten. Stimmt dies so?

Antwort

Der Austritt aus einem Verein ist unabhängig von der Art Mitgliedschaft immer möglich. Das Austrittsrecht ist zwingend, es gehört zu den Persönlichkeitsrechten. Gemäss Art. 70 2 ZGB beträgt die Kündigungsfrist ein halbes Jahr. Diese Frist kann in den Statuten verkürzt, nicht aber verlängert werden. Gründe für den fristgemässen Austritt müssen keine angegeben werden. Sie müssen oder dürfen Ihr Ehrenmitglied also ruhig ziehen lassen.

Die Meinung Ihrer Vorgängerin rührt wahrscheinlich daher, dass man mit einer Ehrenmitgliedschaft gerne eine Anerkennung auf Lebzeiten verleihen möchte.

Frage

In unserem Verein bezahlen Lernende und Studierende keinen Mitgliederbeitrag. Sind sie trotzdem stimmberechtigt?

Antwort

Da alle Mitglieder das Recht auf Gleichbehandlung haben, steht auch den Mitgliedern, die vom Mitgliederbeitrag befreit sind, das volle Stimm- und Wahlrecht zu. Eigentlich würde die Gleichbehandlung auch den Mitgliederbeitrag betreffen. Es ist jedoch möglich, sachlich gerechtfertigte Unterschiede in den Statuten zu regeln. 

Frage

In unseren Statuten steht, dass für die Auflösung des Vereins die Zustimmung von zwei Dritteln der Mitglieder erforderlich ist. Genügt es, wenn  zwei Drittel der an der Mitgliederversammlung anwesenden Mitgliedern der Auflösung zustimmen?

Antwort

So wie es in Ihren Statuten festgehalten ist, sind klar alle Vereinsmitglieder, nicht nur die anwesenden, gemeint. Wenn ein Verein überlegt, sich aufzulösen, ist es oft schwierig, genügend Mitglieder zu mobilisieren, und das hohe Quorum erweist sich als beinahe unüberwindbare Hürde. Der Verstoss gegen die Statuten - und das wäre es, wenn nur die Anzahl der anwesenden Mitglieder beachtet würde - könnte jemandem als Grund dienen, um gegen den Beschluss zu rekurrieren.

Um die Angelegenheit rechtlich korrekt abzuwickeln, müsste in einer nächsten (evtl. ausserordentlichen) Vereinsversammlung der entsprechende Artikel in den Statuten geändert werden. An an einer weiteren Mitgliederversammlung kann dann die Vereinsauflösung korrekt beschlossen werden. Die beiden Versammlungen können unmittelbar nacheinander stattfinden. Es ist  wichtig, das geplante Vorgehen den Mitgliedern rechtzeitig zu kommunizieren, um keine Überraschungen zu provozieren. Die Mitglieder sollen Zeit haben, sich mit der Auflösung zu befassen, und der Vorstand soll abschätzen können, wie die Stimmung ist. Denn für jeden Verein gilt: Das oberste Organ ist die Mitgliederversammlung, und nur sie kann die Auflösung beschliessen.

Frage

Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?

Antwort

Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern,  Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene  Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.

Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.

Frage

An unserer letzten Mitgliederversammlung waren von den 120 Mitgliedern neben dem fünfköpfigen Vorstand nur vier Mitglieder anwesend. Sind die wichtigen Beschlüsse, die in der Versammlung gefällt wurden, trotzdem gültig?

Antwort

Ja, die Beschlüsse sind gültig. Nur wenn die Statuten des Vereins eine Mindestzahl von anwesenden stimmberechtigten Mitgliedern vorschreiben (Anwesenheitsquorum), wäre die Versammlung nicht beschlussfähig gewesen.

Auch wenn die wichtigen Entscheide nur von wenigen Personen gefällt wurden, haben sich alle Mitglieder und der Vorstand an die Beschlüsse  zu halten. „Les absents ont toujours tort“ gilt in diesem Fall. Gemäss Art. 75 ZGB kann jedes Mitglied, das nicht zugestimmt hat (auch Abwesende), Beschlüsse, die das Gesetz oder die Statuten verletzen, innert  Monatsfrist nach Kenntnisnahme beim Gericht anfechten.

Frage

Wir suchen eine freiwillige Fundraiserin/einen Fundraiser für einen Bauspielplatz und wollen dafür inserieren. Wir werden in der Lokalpresse ein Inserat platzieren und beim Elternverein, Elternforum und Quartierverein publizieren. Haben Sie noch eine weitere Idee, wo frau sinnvollerweise nach einer entsprechenden Person sucht?

Antwort

Ich zweifle daran, dass Sie so fündig werden. Ich würde in Ihrem Fall eher ein Vorstandsmitglied mit Schwerpunkt Fundraising beauftragen und zudem das Fundraising nicht nur an eine einzelne Person delegieren. Interessant könnte z.B. eine temporäre Arbeitsgruppe aus dem Kreis der Mitglieder sein, in der verschiedene Ideen zum Thema Fundraising gesucht resp. ausgetauscht und durchgeführt werden. 

Frage

Unser Verein hat in allen Unterlagen den Begriff  Vereinsversammlung eingeführt. Ein Mitglied hat sich nun beschwert, es müsse Generalversammlung heissen. Was stimmt?

Antwort

Der Begriff Generalversammlung wird tatsächlich häufig anstelle der Mitglieder- oder Vereinsversammlung verwendet. Im Vereinsrecht kommt er nicht vor, dort ist von der Vereinsversammlung und von der Versammlung der Mitglieder die Rede. Das ZGB (Zivilgesetzbuch) regelt in den Artikeln 64 - 69 die Organisation des Vereins unter dem Titel I. Vereinsversammlung. Auf Französisch heisst es allerdings auch im code civil assemblée générale.

Der Begriff Generalversammlung kommt im OR (Obligationenrecht) im Zusammenhang mit Aktiengesellschaften und Genossenschaften vor. Während ein Verein Personen-orientiert ist, auch in der Mitgliederversammlung, versammelt die Aktiengesellschaft in der Generalversammlung das Kapital (Aktionäre).

Statuten, die den Begriff Generalversammlung enthalten, sind deswegen aber nicht ungültig.

Frage

Unser Verein umfasst verschiedene Mitgliederkategorien (Einzel, Familie, Vereine, Firmen). Wie sieht das nun aus bezüglich der Anzahl Stimmen? Besitzen alle Kategorien generell eine Stimme?

Antwort

Ausschlaggebend sind die Statuten des Vereins, sofern sie nicht dem Gesetz widersprechen. Das ZGB regelt einige wenige Details im Art. 67, ZGB:
1. Alle Mitglieder haben in der Versammlung das gleiche Stimmrecht, Abweichungen von diesem Prinzip müssen in den Statuten festgehalten werden.
2. Die Vereinsbeschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst.

Grundsätzlich gilt: Natürlichen und juristischen Personen (z.B. Verein) steht je ein Stimmrecht zu, also jedes Mitglied hat eine Stimme. Die Statuten können die Vertretung einer eigens bezeichneten Person verlangen (Delegationsprinzip).

Gönner/innen haben normalerweise kein Stimmrecht. Bei den Familien stellt sich die Frage, ob Familien als Ganzes eine einzelne Mitgliedschaft eingegangen sind, oder ob sie einen reduzierten Beitrag bezahlen, welcher höher ist als derjenige für eine Einzelmitgliedschaft. Im ersten Fall ist nur ein Familienmitglied stimmberechtigt, im zweiten Fall alle anwesenden mündigen Mitglieder. Die entsprechenden Regelungen sollten am besten in den Statuten festgehalten werden. Beispiel: Eine Familie zahlt den gleichen Mitgliederbeitrag wie ein Einzelmitglied, oder eine Familie bezahlt mehr (z. B. das Doppelte). In beiden Fällen sind alle Familienmitglieder Vollmitglieder des Vereins und können dessen Dienstleistungen beziehen.

Frage

Sind Angestellte eines Vereins automatisch Mitglieder des Vereins?

Antwort

Weil es grundsätzlich die Einwilligung der betreffenden Personen zu einem Vereinsbeitritt braucht, ist die automatische Aufnahme von Angestellten des Vereins nicht möglich.

Alle Mitglieder eines Vereins haben die gleichen Rechte und Pflichten. Sind Angestellte gleichzeitig Vereinsmitglieder, haben sie das gleiche Stimm- und Wahlrecht wie die anderen Mitglieder, und müssen den festgelegten Jahresbeitrag bezahlen (ausser die Statuten bestimmen etwas anderes). Bilden in einem Verein mit wenig Mitgliedern die Angestellten eine Mehrheit, kann das problematisch sein, denn die Mitgliederversammlung ist das oberste Organ des Vereins. In diesem Fall könnten die Angestellten letztlich über den Verein bestimmen, welcher gleichzeitig ihr Arbeitgeber ist.

Frage

Soll der Jahresbeitrag/Mitgliederbeitrag in die Traktanden der Mitgliederversammlung aufgenommen werden, auch wenn er gleich bleibt?

Antwort

Die Höhe des Mitgliederbeitrags wird in der Regel  von der Mitgliederversammlung bestimmt. Ist der genaue Betrag in den Statuten festgelegt, kann eine Erhöhung oder Herabsetzung nur mittels einer Statutenänderung vorgenommen werden. In diesem Fall muss das Geschäft nur bei einem entsprechenden Antrag des Vorstands oder eines Mitglieds in die Traktanden aufgenommen werden.

Ist die Beitragshöhe nicht in den Statuten festgelegt, gehört deren Festsetzung zu den ordentlichen Geschäften der Mitgliederversammlung. Es empfiehlt sich in diesem Fall, das Traktandum „Mitgliederbeitrag" jährlich aufzunehmen. Der Vorstand kann dann z.B. beantragen, die Höhe beizubehalten, die Mitglieder können jedoch Gegenanträge stellen.

Frage

Was muss beachtet werden, wenn ein Verein seine Statuten ändern will?

Antwort

Ein Verein will sich einen neuen Zweck geben oder einen neuen Namen oder neu auch Gönnermitglieder gewinnen. Derartige Neuerungen erfordern eine Änderung der Vereinsstatuten.

Für die Revision der Statuten ist die Mitgliederversammlung zuständig, evtl. mit qualifiziertem Mehr der Stimmenden. Für wichtige Statutenänderungen, die kontroverse Debatten voraussehen lassen, empfiehlt sich die Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung mit diesem einzigen Thema. Der Vorstand stellt den Mitgliedern die Änderungsvorschläge mit der Einladung innert der in den Statuten festgesetzten Frist zu. Bei Totalrevision oder grösseren Änderungen ist eine synoptische Darstellung zweckmässig (der geltende wird dem neuen Text gegenübergestelt).

An der Mitgliederversammlung werden die zu revidierenden Bestimmungen einzeln zur Diskussion gestellt. Am Schluss erfolgt eine Gesamtabstimmung. Änderungen des Namens und des Vereinszweckes sind nach der Mitgliederversammlung mit dem Protokoll auch den abwesenden Mitgliedern mitzuteilen. Ist ein Mitglied mit der Zweckänderung nicht einverstanden, kann es nach Art. 74 ZGB seinen Austritt erklären. Ist der Verein im Handelsregister eingetragen, müssen Namens- und Zweckänderungen gemeldet werden. Es ist ratsam, auch die wichtigsten Geldgeber bereits vor dem Versand des nächsten Jahresberichts zu informieren.

Frage

Nächste Woche findet unsere Mitgliederversammlung statt. Nun ist ein Antrag eines Mitglieds nach der statutarischen Frist eingetroffen. Das Mitglied stellt den Antrag, den Mitgliederbeitrag wie bisher zu belassen. Der Vorstand stellt hingegen den Antrag, den Mitgliederbeitrag zu erhöhen. Müssen wir den Antrag des Mitglieds vorlegen?

Antwort

Da das Geschäft «Mitgliederbeitrag» traktandiert ist, handelt es sich beim eingereichten Antrag um einen Antrag zu einem Traktandum. Die Einladungsfrist gilt nur für Anträge im Sinne eines Traktandierungsantrags, das heisst für ein (weiteres) Geschäft, das auf die Traktandenliste gesetzt werden soll.

Der von Ihnen genannte Antrag muss also vorgelegt und zur Abstimmung gebracht werden. Es muss einem Mitglied auch möglich sein, an der Versammlung selber noch einen Antrag (zu einem vorgesehenen Traktandum) einzubringen. Das erst macht eine demokratische Diskussion und Meinungsfindung an der Vereinsversammlung möglich.

Frage

In unseren Statuten ist keine fixe Zahl von Vorstandsmitgliedern geregelt und auch kein erforderliches Mehr  für die Wahl festgelegt. Muss in diesem Fall eine umstrittene Person, die sich zur Wahl stellt, mit dem absoluten Mehr der Stimmen gewählt werden?

Antwort

Die Frage der benötigten Stimmen stellt sich generell, und nicht nur bei umstrittenen Personen. Regeln die Statuten die geforderten Stimmenanteile (qualifiziertes Mehr) nicht explizit, gilt ZGB Art. 67 II: " Die Vereinsbeschlüsse werden mit Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst." Es gilt also das absolute Mehr. Dieses berechnet sich aus der Zahl der anwesenden Mitglieder. Es müssen alle Stimmen gezählt werden, auch die ungültigen und die Stimmenthaltungen. Beispiel: Bei 100 anwesenden Mitgliedern ist das absolute Mehr mit 51 Stimmen erreicht. Bei einer ungeraden Zahl von Anwesenden wird nach der Division durch zwei auf die nächste ganze Zahl aufgerundet.

Oft bestimmen die Statuten von Vereinen, dass Entscheide mit relativen oder einfachem Mehr der Stimmen gefällt werden: Unabhängig von der Zahl der Anwesenden wird einem Antrag zugestimmt, wenn er mehr Ja- als Nein-Stimmen auf sich vereint.

Frage

Wir haben auf unserer Webseite Bilder veröffentlicht, die wir via Google gefunden haben. Nun haben wir eine Abmahnung von Rechtsanwälten aus Deutschland erhalten. Müssen wir diese ernst nehmen?

Antwort

Auf Schweizer Websites finden häufig mutmassliche Urheberrechtsverletzungen durch unberechtigt verwendete Bilder statt. Es kommt deshalb zu vielen Abmahnungen infolge der Verwendung solcher Bilder auf Schweizer Websites, insbesondere auch aus Deutschland, wo sich eine eigentliche Abmahnindustrie etabliert hat. Typische Abmahnfallen sind "Bilderklau" via Google oder Wikipedia, Verletzung von Lizenzbedingungen bei "kostenlosen" oder "lizenzfreien" Bildern und die Internetveröffentlichung von Präsentationen oder Vereinszeitschriften mit Bildern.

Bei den abgemahnten Bildern ist häufig fraglich, ob sie in der Schweiz urheberrechtlich geschützt sind. Ein fehlender Schutz in der Schweiz bedeutet allerdings nicht, dass keine Abmahnungen aus Deutschland möglich sind. Im Zweifelsfall müsste ein Gericht entscheiden. Aus diesem Grund sollte in jedem Einzelfall sorgfältig überprüft werden, wie auf eine solche Abmahnung richtig reagiert wird.

Wer falsch reagiert, verschlechtert allenfalls die eigene Rechtsposition. In (fast) jedem Fall falsch ist die Reaktion, solche Abmahnungen als Altpapier zu entsorgen. Auch lassen sich solche Abmahnungen normalerweise nicht mit einer Entschuldigung beim Gegenanwalt erledigen. Es hilft auch nicht, den Gegenanwalt zu beschimpfen.

Empfehlungen von RA Martin Steiger zum richtigen Vorgehen bei Abmahnungen

Frage

Wann treten Beschlüsse der Vereinsversammlung in Kraft?

Antwort

Die gefassten Beschlüsse treten erst nach Abschluss der Versammlung in Kraft, sofern nicht ein späterer Zeitpunkt beschlossen wurde. Bis zum Ende der Versammlung kann ein Rückkommensantrag (Ordnungsantrag) gestellt werden, um erneut über einen Beschluss abzustimmen, wenn es dafür wichtige Gründe gibt. Es ist demnach nicht zulässig, dass z.B. eine Statutenänderung unmittelbar nach deren Beschluss an der Versammlung selber noch in Kraft tritt.

Frage

Darf der Verein nur aus Vorstandsmitgliedern bestehen?

Antwort

Auch ein Verein ohne weitere Mitglieder ausser den Vorstandsmitgliedern ist legitim. Die Vereinsversammlung besteht in diesem Fall aus den Vorstandsmitgliedern. Wichtig ist, dass auch ein sog. “Vorstandsverein" die vereinsrechtlichen Vorgaben einhält: Vereinsversammlung einberufen, Wahlen durchführen, demokratische Prozesse einhalten, Ausstandspflichten beachten etc. Für einen „Vorstandsverein“ ist es besonders wichtig, für die Rechnungsprüfung 1-2 Revisor/innen zu wählen – als Kontrolle und Absicherung für den Vorstand, da dieser sich nicht selber entlasten kann.  Die Statuten können festhalten, dass der Vorstand über die Aufnahme der Mitglieder entscheidet. Damit bestimmt der Vorstand, ob weitere Mitglieder aufgenommen werden oder ob es beim „Vorstandsverein“ bleibt.

Frage

Darf bei einer brieflichen Abstimmung gefordert werden, dass die Mitglieder mit Vorname, Name und Unterschrift antworten müssen?

Antwort

Sie müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen an der Abstimmung bzw. an den Wahlen teilnehmen. Deshalb ist es richtig, dass die abstimmenden Personen identifiziert werden können. Bei der Auszählung kann dann eine unabhängige Person diese Wahlzettel zählen und die Resultate werden ohne Zuordnung der Stimmenden erfasst. Wenn Sie eine volle Anonymität z.B. bei Wahlen sicherstellen wollen, müssten Sie separate Stimmausweise erstellen, die mit dem Abstimmungs- bzw. Wahlzettel zurückgeschickt werden müssen (analog politische Wahlen). Dieses Vorgehen würden wir empfehlen, wenn eine Wahl sehr umstritten ist. 

Frage

Ein Mitglied möchte eine ausserordentliche Mitgliederversammlung einberufen und hat uns darum gebeten, ihm die Kontaktdaten aller Mitglieder auszuhändigen. Dürfen wir das?

Antwort

Wenn ein Fünftel (resp. je nach Statuten weniger) der Mitglieder eine ausserordentliche Mitgliederversammlung verlangt, muss der Vorstand diese einberufen. In der Praxis bedeutet dies, dass die vereinsinterne Weitergabe von Mitgliederdaten in diesem Fall erlaubt ist, da sie zur Ausübung von Mitgliedschaftsrechten benötigt werden, nämlich zur Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung (Art. 64 Abs. 3 ZGB). In diesem Fall sollten aber nur so viele Daten herausgegeben werden, wie zur Ausübung dieses Rechts wirklich nötig ist (z.B. Namen und Adressen). Die weitergegebenen Daten dürfen vom Mitglied einzig für diesen Zweck genutzt und müssen anschliessend vernichtet werden, worauf das entsprechende Mitglied ausdrücklich hinzuweisen ist. Alternativ zur Herausgabe der Daten kann der Vorstand anbieten, die Informationen im Namen des Mitglieds an die anderen Mitglieder zu verschicken.

Frage

Braucht es wegen dem neuen Datenschutzgesetz eine Anpassung der Statuten?

Antwort

Wir empfehlen, dass Vereine bei einer nächsten Statutenrevision einen Artikel zum Thema Datenschutz aufnehmen. Darin wird geregelt, wie der Verein mit Daten umgeht und wie resp. in welchen Fällen z.B. die zweckmässige Weitergabe von Mitgliederdaten an die anderen Mitglieder erlaubt ist. Zur Unterstützung gibt es in den vitamin B Musterstatuten neu den Art. 13 zum Datenschutz mit Musterformulierungen und Kommentaren: vitaminb.ch/vereinswissen/arbeitshilfen

Frage

Wie viele Vereine kommunizieren wir über Email, Chat-Tools, elektronische Newsletter und digitale Ablagen. Wie wissen wir als Vorstand, welche digitalen Tools datenschutzrechtlich unbedenklich sind?

Antwort

Der Vorstand muss die Seriosität der Anbieter prüfen und sich vergewissern, dass sie die Datensicherheit gewährleisten (falls der Anbieter Personendaten des Vereins im Rahmen eines Auftrags bearbeitet, z.B. bei einer Cloud-Lösung). Dies tut der Vorstand durch Nachfragen beim Anbieter. Evtl. verfügt der Anbieter auch über bestimmte Qualitätslabels bzw. Zertifizierungen im Bereich des Datenschutzes. Ein Verein muss den Anbieter vertraglich in die Pflicht nehmen, d.h. sich zusichern lassen, dass seriös, sicher und vertraulich mit den Daten umgegangen wird.

Frage

Was gibt es zur Aufbewahrungspflicht von Mitgliederdaten zu beachten? Müssen wir z.B. Rechnungen für gestellte Jahresbeiträge anonymisieren?

Antwort

Daten müssen gelöscht werden, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Solange noch offene Forderungen oder z.B. ein Rechtsstreit bestehen, müssen die Daten nicht gelöscht werden. Weiter besteht etwa im Bereich der Buchführung eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für Jahresberichte, Jahresrechnungen, Buchungsbelege und Revisionsberichte (vgl. Art. 958f OR). Enthalten solche Dokumente Personendaten, dürfen sie erst nach Ablauf der Frist gelöscht werden. Neuerdings müssen Vereine, die zur Eintragung im Handelsregister verpflichtet sind, ein Mitgliederverzeichnis führen. Sie müssen die Angaben über jedes Mitglied während fünf Jahren nach dem Austritt des Mitglieds aufbewahren (vgl. Art. 61a ZGB).

Frage

Wer ist in unserem Verein für den Datenschutz zuständig?

Antwort

Ein Verein verfügt über viele Personendaten, hauptsächlich seiner Mitglieder. Damit muss er sorgfältig umgehen. Der Vereinsvorstand trägt die
Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang mit diesen Daten. Er ist namentlich dafür verantwortlich, dass der Verein über eine Datenschutzerklärung verfügt und die Mitgliederdaten konsequent vor Missbräuchen schützt.

Frage

Wann darf ein Verein Personendaten vereinsintern weitergeben?

Antwort

Dazu braucht es in aller Regel die Einwilligung jedes Mitglieds oder die vorgängige Information über den Zweck der Datenweiterleitung mit der Möglichkeit zum Widerspruch. Die zweckmässige Weitergabe von Mitgliederdaten an die anderen Mitglieder kann in den Statuten festgehalten werden. Dazu gehören z.B. die Information zur Weitergabe von Listen mit Mitgliederdaten an Dachverbände oder ein Hinweis, dass die Mitgliederliste im geschützten Mitgliederbereich der Website allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt wird. Mitglieder dürfen eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.

Frage

Vereine nehmen eine Zunahme der Auskunftsersuchen über die Datenbearbeitung wahr. Was ist dabei zu beachten?

Antwort

Die Auskunftspflicht wurde ebenfalls neu geregelt. Die Vereine sollten sich darauf vorbereiten und den Ablauf bei Auskunftsersuchen definieren. Zunächst muss die Identität der Auskunft ersuchenden Person ermittelt werden (z.B. mittels ID). Danach muss der Person mitgeteilt werden, welche Daten über sie zu welchen Zwecken bearbeitet werden, wie lange diese aufbewahrt werden und woher die Daten stammen. Gegebenenfalls ist mitzuteilen, welche Empfänger:innen welche Daten erhalten (z.B. Dachverband, Druckerei usw.). Die Auskunft sollte in der Regel schriftlich innert 30 Tagen kostenlos erteilt werden.

Frage

Das neue Datenschutzgesetz ist in Kraft. Was müssen Vereine beachten?

Antwort

Das neue Datenschutzgesetz enthält keine spezifischen Bestimmungen für Vereine. Sie müssen aber die zahlreichen neuen Pflichten und Vorgaben des Gesetzes einhalten. Die wichtigste Neuerung ist die Ausweitung der Informationspflicht. Bei der Erhebung von Personendaten müssen Vereine die betroffenen Personen darüber informieren, welche Daten erhoben und zu welchen Zwecken sie bearbeitet werden. In der Praxis wird dieser Informationspflicht in der Regel mit einer Datenschutzerklärung auf der Website nachgekommen.

Frage

Wir sind ein kleiner Sportverein mit limitiertem Budget. Müssen wir für unsere Trainerinnen und Trainer eine Unfallversicherung abschliessen?

Antwort

Ab 1. Juli 2024 gilt in der Schweiz: Für Sportlerinnen oder Trainer müssen Vereine zukünftig keine Unfallversicherung mehr abschliessen, wenn ihr jährliches Einkommen unter zwei Drittel des Mindestbetrags der vollen jährlichen AHV-Altersrente liegt. Das entspricht 2024 einem Bruttolohn von 9800 Franken. Ein allfälliger Unfall wird dann von der Nichtberufsunfallversicherung des Hauptarbeitgebers oder via Unfalldeckung bei der Krankenkasse abgedeckt. 

Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nur, wenn in den genannten Funktionen keine Person ein höheres Einkommen erzielt. Sobald der Betrag von 9800 Franken von einer Person überschritten wird, müssen alle Personen, welche in den bezeichneten Tätigkeiten arbeiten, versichert werden. Für alle anderen Arbeitnehmenden (Servicepersonal, Reinigungsfachkräfte etc.) ändert sich nichts. Sie unterstehen in jedem Fall der Versicherungspflicht gemäss dem Bundesgesetz über die UVG. Das heisst, diese Arbeitnehmenden sind gegen Unfälle zu versichern, wenn sie jährlich mehr als 2300 Franken verdienen. 

Frage

Unser Basketballclub möchte mit einer Standaktion in der Fussgängerzone auf unseren Verein aufmerksam machen. Wir stellen einen Basketballkorb auf und lassen die Leute Bälle werfen, zudem geben wir Getränke ab, verkaufen aber nichts. Benötigen wir für die Aktion eine Bewilligung?

Antwort

Ja, alle Veranstaltungen und Aktionen auf öffentlichem Grund benötigen eine Bewilligung, unabhängig davon, ob etwas verkauft wird oder nicht. Zuständig dafür ist die Gemeinde- oder Stadtverwaltung. Erkundigen Sie sich dort rechtzeitig (!) darüber, wie Sie zu einer Bewilligung kommen und welche Auflagen der Verein zu erfüllen hat (Abfallbeseitigung, Platzbedarf etc.).

Die meisten Gemeinden haben ein Benutzungskonzept für die Benützung von öffentlichem Grund, vielleicht auch online verfügbar. Bei gut frequentierten Orten ist die Nachfrage oft gross, so dass die Verwaltung auch eine koordinierende Funktion übernimmt.

Frage

Drei unserer Gründungsmitglieder sind aus dem Vorstand ausgetreten mit der Absicht, einen eigenen Verein zu gründen. Sie erheben  den Anspruch, das bei der Gründung gemeinsam erarbeitete Logo für die neue Gruppierung nutzen zu können. Haben diese Gründungsmitglieder das Recht, den Namen und das Logo des bestehenden Vereins einfach "mitzunehmen"?

Antwort

Der Verein ist eine eigene (Rechts-)Persönlichkeit. Das heisst, er kann gesetzliche Handlungen vornehmen sowie Vermögen, Sachwerte usw. besitzen. Sachen und Gelder gehören nicht einzelnen Personen, sondern dem Verein als solchem. Gründungsmitgliedern steht diesbezüglich kein spezielles Recht zu.

Das Logo gehört also ganz klar weiterhin dem ursprünglichen Verein. Dies natürlich nur, wenn nicht etwas anderes vereinbart wurde.

Frage

Unser Verein ist jetzt auch auf Facebook. Um die Seite attraktiv zu gestalten, möchten wir Fotos von unseren Aktivitäten ins Netzt stellen. Manchmal sind da gut erkennbare Personen abgebildet. Müssen diese angefragt werden? Die Bilder auf unserer Facebookseite können ja nur von „Freunden" angeschaut werden.

Antwort

Fotos gehören zu den schützenswerten Personendaten und dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung  der abgebildeten Personen verwendet werden. Auch wenn man auf Facebook die Zugänglichkeiten einschränken kann, ist es trotzdem ein offenes Medium, dessen Reiz ja gerade darin besteht, dass immer mehr Personen immer mehr Einblicke gewinnen. Zudem ist ein Verein ja daran interessiert, möglichst viele „Freunde" zu haben.

Ich rate deshalb, keine Fotos ohne Einwilligung der betreffenden Personen zu  veröffentlichen. Die Anfrage an die Vereinsmitglieder bietet gleichzeitig die Gelegenheit, mit diesen in Kontakt zu treten.

Generell sind Aufnahmen zu verwenden, auf denen die Menschen nur bedingt oder in einer Menge erkennbar sind. Weiter sollen die Fotos nicht mit dem Namen der Abgebildeten versehen werden und keine Bilder verwendet werden, die persönlichkeitsverletzend sind oder Rückschlüsse auf religiöse oder politische Einstellungen zulassen, Drogenkonsum oder kriminelle Handlungen zeigen, Sozialhilfebezug dokumentieren, etc.

Selbstverständlich sind Bilder auf Antrag der Abgebildeten sofort zu löschen.

Frage

Wir wollen ein Fest durchführen. Jemand hat uns geraten, anstatt eines Vereins eine IG zu gründen. Was sind eigentlich die Unterschiede zwischen einem Verein, einem Club und einer IG?

Antwort

Wenn eine Personengemeinschaft ordnungsgemäss als Verein gegründet wurde (ideeller Zweck, schriftliche Statuten, Gründungsprotokoll, Organe), so handelt es sich um einen Verein im juristischen Sinn gemäss ZGB Art. 60 und folgende. Ein Verein ist nicht verpflichtet, in seinem Namen den Begriff «Verein» zu tragen. Aus den Statuten (meist im Artikel 1) ist ersichtlich, dass es sich um einen Verein handelt. So bezeichnen sich Vereine zum Beispiel auch als Gemeinschaft, Gesellschaft, Partei oder Verband. Als Verband wird meist ein Verein mit verschiedenen Sektionen oder Untervereinen bezeichnet.

«Interessengemeinschaft»,  «Club» oder «Verband» sind keine rechtlichen Begriffe. IGs und Clubs sind jedoch oft als Vereine organisiert. Sie können aber auch eine andere Gesellschafsform haben, z.B die einfache Gesellschaft.  Mitglieder einer einfachen Gesellschaft haften jedochpersönlich und eine Gruppe kann mit dieser Rechtsform kein eigenes Post- oder Bankkonto auf ihren Namen eröffnen.

Frage

In unseren Statuten steht, dass für die Auflösung des Vereins die Zustimmung von zwei Dritteln der Mitglieder erforderlich ist. Genügt es, wenn  zwei Drittel der an der Mitgliederversammlung anwesenden Mitgliedern der Auflösung zustimmen?

Antwort

So wie es in Ihren Statuten festgehalten ist, sind klar alle Vereinsmitglieder, nicht nur die anwesenden, gemeint. Wenn ein Verein überlegt, sich aufzulösen, ist es oft schwierig, genügend Mitglieder zu mobilisieren, und das hohe Quorum erweist sich als beinahe unüberwindbare Hürde. Der Verstoss gegen die Statuten - und das wäre es, wenn nur die Anzahl der anwesenden Mitglieder beachtet würde - könnte jemandem als Grund dienen, um gegen den Beschluss zu rekurrieren.

Um die Angelegenheit rechtlich korrekt abzuwickeln, müsste in einer nächsten (evtl. ausserordentlichen) Vereinsversammlung der entsprechende Artikel in den Statuten geändert werden. An an einer weiteren Mitgliederversammlung kann dann die Vereinsauflösung korrekt beschlossen werden. Die beiden Versammlungen können unmittelbar nacheinander stattfinden. Es ist  wichtig, das geplante Vorgehen den Mitgliedern rechtzeitig zu kommunizieren, um keine Überraschungen zu provozieren. Die Mitglieder sollen Zeit haben, sich mit der Auflösung zu befassen, und der Vorstand soll abschätzen können, wie die Stimmung ist. Denn für jeden Verein gilt: Das oberste Organ ist die Mitgliederversammlung, und nur sie kann die Auflösung beschliessen.

Frage

In unseren Stauten steht nicht, wann das Protokoll der Vereinsversammlung verschickt werden muss. Reicht es, dieses der nächsten Einladung zur Vereinsversammlung beizulegen oder sollte es möglichst zeitnah nach der Versammlung verschickt werden?

Antwort

Im Gesetz ist der Versand von Protokollen nicht geregelt. Falls die Statuten dazu nichts bestimmen und keine langjährige, sinnvolle Gewohnheit bereits besteht, kann der Vorstand den Versand nach Gutdünken handhaben.

Vorteil eines zeitnahmen Versandes ist, dass die Mitglieder - vor allem auch die Abwesenden - rechtzeitig Kenntnis von den Beschlüssen erhalten. Muss das Protokoll von der Vereinsversammlung genehmigt werden , wird es als "Protokollentwurf" bezeichnet. Mit einem zeitnahen Versand nach der Genehmigung durch der Vorstand können die Mitglieder aufgefordert werden, allfällige Beanstandungen anzubringen. Der Vorstand bringt dann - falls nötig - eine bereinigte Fassung an der nächsten Versammlung zur Abstimmung. Gemäss Art. 75 ZGB kann ein Mitglied Beschlüsse, die gegen das Gesetz oder die Statuten verstossen, binnen Monatsfrist nach Erhalt des Protokolls beim Gericht anfechten. Auch deshalb macht ein frühzeitiger Versand Sinn. Anderfalls könnte nach einem Jahr noch eine Klage erfolgen .

Erfolgt die Einladung per E-Mail, kann das Protokoll als zusätzliches Dokument angehängt werden. Hat der Verein auf seiner Website einen internen Bereich, kann das Dokument dort abgelegt und die Mitglieder entsprechend informiert werden.

Fazit:

• Das Protokoll dient der Information der Mtglieder, was für eine zeitnahe Zustellung spricht.
• Damit die Mitglieder das Protokoll an der Vereinsversammlung genehmigen können, müssen sie deren Wortlaut kennen, was für eine (nochmalige) Zustellung des Protokolls mit der Einladung spricht.
• Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, elektronische Möglichkeiten zu nutzen. Dabei ist allerdings auf nicht elektronisch vernetzte Mitglieder Rücksicht zu nehmen.
• Das Protokoll wird in der Regl vom Verfasser/von der Verfasserin und der Präsidentin/dem Präsidenten unterzeichnet.
• Der Vorstand kann auch mittels eines entsprechenden Antrags an die Mitgliederversammlung den Versand von Protokollen regeln. Damit kann er den Wünschen der Mitgliedern entgegenkommen. Dafür braucht es keine statuarische Bestimmung, ein protokollierter Beschluss der Versammlung genügt. 

Frage

Wann ist es angebracht, für ein Projekt die Rechtsform eines profitorientierten Vereins zu wählen anstelle einer GmbH oder einer AG?

Antwort

Nach Schweizer Recht(Art. 60 ff. ZGB) dürfen Vereine keine wirtschaftlichen Zwecke verfolgen. Der Verein dient der Verfolgung ideeller, nichtwirtschaftlicher Zwecke und darf seinen Mitgliedern keine wirtschaftlichen Vorteile verschaffen.

Ein wirtschaftlicher Zweck liegt dann vor, wenn den Mitgliedern durch die Vereinstätigkeit ein wirtschaftlicher, geldwerter Vorteil verschafft werden soll, z.B. durch das Zahlen von Löhnen oder die Ausschüttung eines Gewinns. Entscheidend dafür sind nicht die Statuten und sonstigen Vereinsregelungen, sondern die tatsächliche Vereinstätigkeit. Im Bezug auf seine Mittel zur Erfüllung eines ideellen Zwecks darf ein Verein jedoch durchaus wirtschaftlich tätig sein. Er darf Personen anstellen und ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Ist letzteres der Fall, muss er sich ins Handelsregister eintragen lassen. Ansonsten ist die Eintragung freiwillig.

Vereine, die schon im Gründungsstadium einen unerlaubten wirtschaftlichen Zweck anstreben, können nicht rechtsgültig gegründet werden. Vereinen, die zu einem späteren Zeitpunkt einen unerlaubten Zweck verfolgen oder eine unerlaubte Zweckmischung betreiben, droht die Auflösung oder in einem Haftungsfall die Aberkennung der Rechtsform als Verein.

Fachartikel zum Thema

Frage

Wir haben kürzlich einen Freizeit-Verein gegründet. Die Statuten für den neuen Verein bestehen schon. Wo genau muss man einen gemeinnützigen Verein anmelden?

Antwort

Grundsätzlich sind in der Schweiz die Vereine nicht eintragspflichtig. Ein Verein erlangt seine Rechtmässigkeit, sobald schriftlich verfasste Statuten und ein Gründungsprotokoll vorliegen.

Es gibt Kantone, die von den Vereinen verlangen, dass sie sich bei der Steuerverwaltung anmelden (unabhängig davon, ob sie Steuern bezahlen müssen oder aufgrund der Freigrenzen befreit sind). Im Moment sind dies die Kantone Bern und Luzern. Informieren Sie sich auf der Webseite der kantonalen Steuerverwaltung. 

Ein Verein kann sich freiwillig ins Handelsregister des Kantons eintragen lassen. Der Eintrag ist zwingend, wenn der Verein für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt und wenn er revisionspflichtig ist. Um sein Angebot bei potenziellen BenützerInnen bekannt zu machen, sollte er selbstverständlich die Gemeinden und Fachstellen in seinem Einzugsgebiet entsprechend informieren.

Frage

Unser Verein hat in allen Unterlagen den Begriff  Vereinsversammlung eingeführt. Ein Mitglied hat sich nun beschwert, es müsse Generalversammlung heissen. Was stimmt?

Antwort

Der Begriff Generalversammlung wird tatsächlich häufig anstelle der Mitglieder- oder Vereinsversammlung verwendet. Im Vereinsrecht kommt er nicht vor, dort ist von der Vereinsversammlung und von der Versammlung der Mitglieder die Rede. Das ZGB (Zivilgesetzbuch) regelt in den Artikeln 64 - 69 die Organisation des Vereins unter dem Titel I. Vereinsversammlung. Auf Französisch heisst es allerdings auch im code civil assemblée générale.

Der Begriff Generalversammlung kommt im OR (Obligationenrecht) im Zusammenhang mit Aktiengesellschaften und Genossenschaften vor. Während ein Verein Personen-orientiert ist, auch in der Mitgliederversammlung, versammelt die Aktiengesellschaft in der Generalversammlung das Kapital (Aktionäre).

Statuten, die den Begriff Generalversammlung enthalten, sind deswegen aber nicht ungültig.

Frage

In unserem Vorstand ist ein Streit um die Frage ausgebrochen, wie alt der Verein sei. Der Verein wurde vor 19 Jahren gegründet. Vor 5 Jahren bekam er einen neuen Namen, der Zweck wurde leicht geändert und der gesamte Vorstand ausgewechselt. Der jetzige Präsident behauptet, der Verein sei erst 5 und nicht bereits 19 Jahre alt. Was stimmt?

Antwort

Der Name eines Vereins ist Bestandteil der Statuten, meistens im ersten Artikel zusammen mit dem Zweck erwähnt. Die Statuten können geändert werden, also auch Namensgebung oder Zweck. Das Gesetz sagt dazu aber in Art. 74 ZGB: „Eine Umwandlung des Vereinszwecks kann keinem Mitglied zugemutet werden“. Bei einer Umwandlung des Zwecks (nicht bloss Anpassung) kann ein Mitglied also per sofort aus dem Verein austreten, der Verein bleibt jedoch weiter bestehen.

Ein Indiz dafür, dass Ihr Verein seit seiner Gründung besteht, ist die Tatsache, dass der Verein nie aufgelöst wurde. Fazit: Sie können nächstes Jahr das 20-jährige Bestehen des Vereins feiern.

Frage

Wir sind daran, einen Verein zu gründen, der eine neue Sportart in der Gemeinde lancieren will. Können wir in den Statuten schreiben, dass bei einer Auflösung des Vereins der Liquidationserlös zur Verwaltung an die Gemeinde übergeben wird? (Falls ein neuer Verein mit den gleichen Zielen gegründet wird.) Soll im Auflösungsartikel stehen, dass die Vereinsakten der Gemeinde zur Archivierung übergeben werden?

Antwort

Grundsätzlich sollten die Statuten keine Bestimmungen enthalten, welche auch Dritte betreffen, wenn diese nicht ausdrücklich mit einer solchen Regelung einverstanden sind. Konkret heisst das, dass der Verein sich bei der Gemeinde erkundigen muss, ob sie einverstanden ist, das Geld zu verwalten und die Vereinsakten zu archivieren.

Frage

Was muss beachtet werden, wenn ein Verein seine Statuten ändern will?

Antwort

Ein Verein will sich einen neuen Zweck geben oder einen neuen Namen oder neu auch Gönnermitglieder gewinnen. Derartige Neuerungen erfordern eine Änderung der Vereinsstatuten.

Für die Revision der Statuten ist die Mitgliederversammlung zuständig, evtl. mit qualifiziertem Mehr der Stimmenden. Für wichtige Statutenänderungen, die kontroverse Debatten voraussehen lassen, empfiehlt sich die Einberufung einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung mit diesem einzigen Thema. Der Vorstand stellt den Mitgliedern die Änderungsvorschläge mit der Einladung innert der in den Statuten festgesetzten Frist zu. Bei Totalrevision oder grösseren Änderungen ist eine synoptische Darstellung zweckmässig (der geltende wird dem neuen Text gegenübergestelt).

An der Mitgliederversammlung werden die zu revidierenden Bestimmungen einzeln zur Diskussion gestellt. Am Schluss erfolgt eine Gesamtabstimmung. Änderungen des Namens und des Vereinszweckes sind nach der Mitgliederversammlung mit dem Protokoll auch den abwesenden Mitgliedern mitzuteilen. Ist ein Mitglied mit der Zweckänderung nicht einverstanden, kann es nach Art. 74 ZGB seinen Austritt erklären. Ist der Verein im Handelsregister eingetragen, müssen Namens- und Zweckänderungen gemeldet werden. Es ist ratsam, auch die wichtigsten Geldgeber bereits vor dem Versand des nächsten Jahresberichts zu informieren.

Frage

In unseren Statuten ist keine fixe Zahl von Vorstandsmitgliedern geregelt und auch kein erforderliches Mehr  für die Wahl festgelegt. Muss in diesem Fall eine umstrittene Person, die sich zur Wahl stellt, mit dem absoluten Mehr der Stimmen gewählt werden?

Antwort

Die Frage der benötigten Stimmen stellt sich generell, und nicht nur bei umstrittenen Personen. Regeln die Statuten die geforderten Stimmenanteile (qualifiziertes Mehr) nicht explizit, gilt ZGB Art. 67 II: " Die Vereinsbeschlüsse werden mit Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst." Es gilt also das absolute Mehr. Dieses berechnet sich aus der Zahl der anwesenden Mitglieder. Es müssen alle Stimmen gezählt werden, auch die ungültigen und die Stimmenthaltungen. Beispiel: Bei 100 anwesenden Mitgliedern ist das absolute Mehr mit 51 Stimmen erreicht. Bei einer ungeraden Zahl von Anwesenden wird nach der Division durch zwei auf die nächste ganze Zahl aufgerundet.

Oft bestimmen die Statuten von Vereinen, dass Entscheide mit relativen oder einfachem Mehr der Stimmen gefällt werden: Unabhängig von der Zahl der Anwesenden wird einem Antrag zugestimmt, wenn er mehr Ja- als Nein-Stimmen auf sich vereint.

Frage

Wer ist Königin, wer König im Verein?

Antwort

Im Verein gibt es weder König noch Königin. Für die Geschäfte des Vereins ist der Vorstand als Gesamtgremium verantwortlich. Er hat das Recht und die Pflicht, die Angelegenheiten des Vereins zu besorgen und ihn gegen aussen zu vertreten. So steht es im Gesetz.

Sofern die Statuten keine genaueren Vorgaben machen, kann der Vorstand sich selber und seine Aufgabenverteilung so organisieren, wie er es gut findet. Er kann zum Beispiel ein Ressortsystem einführen. Immer gilt aber, dass der Vorstand ein Kollegial-Gremium ist, das solidarisch für den Verein haftet. Die Mitsprache aller Vorstandsmitglieder muss gewährleistet werden, die Präsidentin oder der Präsident können nicht befehlen.

Frage

Unsere Mitglieder leben über die ganze Schweiz und das nahe Ausland verteilt, eine Anreise zur Versammlung ist für viele nicht möglich. Dürfen wir diese auch online durchführen?

Antwort

Mitglieder haben das Recht, an der Versammlung und an den Abstimmungen und Wahlen inkl. den dazugehörigen Debatten teilzunehmen. Wenn ein Schweizer Verein Mitglieder mit ausländischem Wohnsitz hat, muss er daher sicherstellen, dass sie von ihrem Recht Gebrauch machen können. Als Ergänzung oder Ersatzform für die physische Versammlung kann diese per Online-Konferenzsaal (z.B. via Skype, Facetime o.ä.) oder per Live-Stream von der Versammlung mit Chat für die Diskussion und Abstimmung durchgeführt werden. Dies ist zulässig, sofern alle Mitglieder rechtzeitig informiert werden, Zugang zum Internet haben und die nötigen Unterlagen und Zugangsdaten erhalten. Auch müssen die Statuten die Online-Ersatzform gestatten.

Frage

Ich möchte zusammen mit Personen mit Wohnsitz im Ausland einen Schweizer Verein gründen. Dürfen diese Gründungsmitglieder sein und auch in ein Amt gewählt werden? 

Antwort

Personen mit Wohnort im Ausland können Gründungsmitglieder, Vorstandsmitglieder und/oder zukünftige Mitglieder eines Vereins mit Sitz in der Schweiz sein. Ein in der Schweiz domizilierter Verein richtet sich nach Art. 60 ff ZGB, er kann als solcher gegründet werden, wenn er in einem Zusammenhang mit der Schweiz steht: Wirkungsgebiet (auch) in der Schweiz, offen (auch) für Mitglieder aus der Schweiz. Bei international tätigen Vereinen ist es sinnvoll, sollte mindestens ein Vorstandsmitglied in der Schweiz wohnhaft sein. Hat ein Schweizer Verein (Vorstands-)Mitglieder mit ausländischem Wohnsitz, muss er sicherstellen, dass diese ihren Rechten und Pflichten nachkommen können. Es ist möglich, die Vorstandssitzung/Mitgliederversammlung per Online-Konferenzsaal abzuhalten (z.B. via Skype) sofern alle Mitglieder rechtzeitig informiert, Unterlagen und Zugangsdaten verschickt werden etc. Die Vereinsstatuten müssen eine Vereinsversammlung (oder auch die Vorstandssitzung) per Online-Konferenzsaal gestatten.

Frage

Wir möchten die Möglichkeit einer schriftlichen Abstimmung anstelle einer Vereinsversammlung in die Statuten aufnehmen. Woran ist zu denken?

Antwort

Im Gesetz steht in Art. 66 Abs. 2 ZGB: "Die schriftliche Zustimmung aller Mitglieder zu einem Antrag ist einem Beschluss der Vereinsversammlung gleichgestellt.“ Das heisst jedoch, dass sich alle Mitglieder an der schriftlichen Abstimmung beteiligen und alle zustimmen müssen.
Zusätzlich kann die Möglichkeit einer schriftlichen Beschlussfassung in den Statuten geregelt werden. Dies kann z.B. so formuliert werden: „Die Beschlussfassung auf dem Zirkularweg (brieflich, via Email oder elektronischer Abstimmungsplattform) ist (in begründeten Ausnahmefällen) erlaubt."
Schriftliche Beschlussfassungen bringen jedoch gewichtige Nachteile mit sich: Anders als bei der physischen Versammlung kann bei der schriftlichen Beschlussfassung keine Diskussion stattfinden. Anträge zu bestehenden Traktanden (Abänderungs- und Gegenanträge) oder zusätzliche Wahlvorschläge müssen im Vorfeld eingebracht werden. Daher raten wir vom generellen Ersatz der physischen Versammlung durch die schriftliche Beschlussfassung ab.
Wenn sich ein Verein dennoch für die schriftliche Beschlussfassung entscheidet, dann ist es wichtig, dass die statuarischen Bestimmungen eingehalten werden: Einladungsfrist, Anwesenheitsquorum (Beteiligungsquorum), nötige Mehrheiten. Der Verein muss sicherstellen, dass das Mitglied selbst und nur einmal abstimmt, z.B. durch Unterschreiben des Stimmzettels. Die Beschlüsse der schriftlichen Abstimmung sollen in einem kurzen Protokoll festgehalten werden, inkl. Angabe wie viele Stimmen eingegangen sind und wie abgestimmt wurde. Ebenfalls wichtig ist, dass der Datenschutz gewährleistet ist.

Frage

Ein Vorstandsmitglied hat vor einiger Zeit den Rücktritt erklärt. Nun will er diesen rückgängig machen und das Traktandum «Wahl eines neuen Vorstandsmitglieds» streichen. Es sind aber nicht alle Vorstandsmitglieder begeistert, dass er jetzt doch im Vorstand bleiben will. Wir haben auch schon eine neue Kandidatin. Müssen wir den Rücktritt vom Rücktritt einfach akzeptieren?

Antwort

Ein Rücktritt eines gewählten Organmitglieds ist ein sogenannter «Gestaltungsakt», durch den unmittelbar eine Rechtslage gestaltet (geschaffen) wird. Das heisst, mit der Erklärung des Rücktritts zu einem bestimmten Zeitpunkt, ist das betreffende Mitglied ab dann nicht mehr Mitglied des Vorstands. Um weiterhin im Vorstand sein zu können, muss die betreffende Person erneut an der Mitgliederversammlung statutengemäss gewählt werden.

Frage

Da wir wegen eines Vorstandskollegen ständig Auseinandersetzungen haben, wollen wir diesen absetzen. Wie müssen wir vorgehen?

Antwort

Grundsätzlich können Vorstandsmitglieder nicht selber einen Kollegen oder eine Kollegin absetzen oder abwählen. Die Vorstandsmitglieder werden von der Mitgliederversammlung gewählt und nur sie kann jemanden abberufen.

Sie können nach einem Mehrheitsbeschluss im Vorstand an der Mitgliederversammlung vorschlagen, den Kollegen nicht mehr zu wählen. Es ist aber Sache der Vereinsversammlung, einem solchen Antrag zu folgen oder nicht. Ob mit einer Wegwahl die Konfliktsituation gelöst ist, ist eine andere Frage. Oft sind die Probleme nicht einfach an eine Person gebunden. Möglicherweise sind die Suche nach der Ursache des Konflikts und gemeinsame Gespräche erfolgversprechender.

Frage

Ich bin Kassierin eines Vereins. Kann ich gleichzeitig das Amt der Vizepräsidentin übernehmen oder ist das eine zu grosse Machtkonzentration in einem fünfköpfigen Vorstand?

Antwort

Gut, dass Sie sich die Frage nach der Machtkonzentration stellen! Vereint ein Vorstandsmitglied zu viel Macht auf sich, kann das tatsächlich zu einer unerwünschten Einseitigkeit im Verein führen. Ist z.B. jemand den unterschiedlichen Aufgaben nicht gewachsen, sind die Auswirkungen umso schwerwiegender, weil sie gleich mehrere Gebiete betreffen.

Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, wie die Ämter in einem Vorstand zu besetzen sind, es sei denn, die Statuten des Vereins enthalten eine diesbezügliche Regelung. In einem kleinen Verein ist sinnvoll, dass der Vorstand nicht zu gross ist. So ist der Verein effizient und einfach zu führen. Das heisst aber auch, dass die einzelnen Vorstandsmitglieder allenfalls nicht nur ein einziges Ressort betreuen. Die beiden Ämter auszuführen bedeutet in Ihrem Fall wohl vor allem, die entsprechenden Arbeiten zu erledigen. Es spricht nichts dagegen, dass Sie als Kassierin die Buchhaltung führen und gleichzeitig mit der Präsidentin zusammen die Geschäfte vorbereiten und sie bei Abwesenheit vertreten. Wichtig ist, dass alle Vorstandsmitglieder den gleichen Informationsstand haben und bei den Entscheidungen gleichberechtigt mitwirken können.

Frage

Unser Vorstand hat entschieden, seine geleistete Arbeit symbolisch zu erfassen, um sich in Subventionsverhandlungen gut legitimieren zu können. Soll nur die effektive Präsenzzeit im Büro aufgeschrieben werden oder auch der teilweise recht lange Anfahrtsweg, da auch in dieser Zeit nichts anderes geleistet werden kann?

Antwort

Gut, dass Sie die Stunden erfassen und nachzuweisen! Das ist die Grundlage für die Anerkennung der geleisteten Arbeit, sei sie nun entschädigt oder nicht. Gleichzeitig ist die Stundenerfassung hilfreich für so etwas wie eine job description für interessierte Ehrenamtliche.

Die Erfassung des Anfahrtswegs ist tatsächlich umstritten, beides ist legitim. Am besten weist man beides separat aus und berechnet Arbeit und Fahrzeiten mit verschiedenen Tarifen, z.B. für die Fahrzeit die Hälfte der (fiktiven) Arbeitsvergütung.

Frage

Unser Verein besteht schon über 50 Jahre und organisiert verschiedene Aktivitäten für Senioren. Zum Teil werden diese heute durch andere Organisationen durchgeführt. Nun will niemand mehr dem Verein beitreten, auch die Vorstandsmitglieder möchten gelegentlich zurücktreten. Sämtliche Mitglieder waren bereits einmal im Vorstand. Einzelne Mitglieder möchten weiterhin Aufgaben übernehmen, aber kein Vorstandsamt. Was empfehlen Sie uns?

Antwort

Ihr Verein kommt nicht um die Fragen herum: «Braucht es uns noch?» resp. «Was ist, wenn es den Verein nicht mehr gibt?» Überlegen Sie sich gemeinsam mit Ihren Kolleginnen, welche Aktivitäten Sie unbedingt weiterführen möchten und in welcher Form. Was kann ruhig aufgegeben werden? Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, sich einer Organisation mit ähnlichen Zielen anzuschliessen.

Wie immer die Antworten ausfallen, Ihr Verein war gut und nötig. Ohne ihn würde es die Angebote gar nicht geben, die jetzt andere übernommen haben. Der Verein ist also nicht gescheitert, auch wenn er jetzt aufgelöst werden müsste.

Frage

Unser Verein hat einen Anerkennungspreis der Gemeinde gewonnen. Ich bin Präsidentin. Wen soll ich an die Preisverleihung mitnehmen, es sind vier Personen pro Organisation zugelassen?

Antwort

Am besten thematisieren Sie die Frage im Vorstand und entscheiden gemeinsam. Das gibt dem Vorstand die Gelegenheit, sich nochmals zu freuen, und die Personen zu nennen, die am Erfolg speziell beteiligt waren, auch „gewöhnliche“ Vereinsmitglieder. Zudem ist auch ausschlaggebend, wer zeitlich verfügbar ist oder es gibt weitere Kriterien für die Zusammenstellung der Delegation.

Frage

Haben Vorstandsmitglieder grundsätzlich das Recht auf eine Vorstandsentschädigung?

Antwort

Es gibt keine rechtlichen Ansprüche auf Entschädigungen für Vorstandsmitglieder. Im Gegenteil: Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerbefreiung des Vereins ist, dass Vorstandsmitglieder für ihre Tätigkeit unentgeltlich tätig sind. Selbstverständlich haben sie aber Anrecht auf die Vergütung der getätigten Spesen. Spezielle Fachaufgaben können bezahlt werden, sollten aber immer mit einem konkret umschriebenen und begrenzten Auftrag verbunden sein.

Alle Entschädigungen an den Vorstand müssen im Budget berücksichtigt und in der Rechnung als solche ausgewiesen werden. Immer daran denken: Es sind auch andere Formen der Anerkennung möglich, bspw. Weiterbildung, Beitragserlass, Extras.

Und ebenfalls wichtig: Entschädigungen, die über Spesenersatz hinausgehen, müssen vom Empfänger versteuert werden, der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.

Frage

Wir möchten gerne neue Mitglieder für unseren Verein interessieren. Nun haben wir die Idee, unsere nächste Mitgliederversammlung öffentlich zu machen und dazu Interessierte und Medienleute einzuladen. Dürfen wir die Mitgliederversammlung für Nichtmitglieder öffnen?

Antwort

Es gibt dazu keine rechtlichen Vorschriften, ausser Ihre Statuten oder Reglemente regeln etwas.
Ansonsten ist der Verein frei, auch Nichtmitglieder einzuladen. Das kann durchaus sinnvoll sein. Potenzielle Mitglieder, Angehörige, Vertretungen von Behörden oder Geldgebern,  Fachleute, Medienschaffende - sie alle können als Gäste eingeladen werden. Es empfiehlt sich, den Gästen zugewiesene  Plätze anzubieten, damit klar ist, wer abstimmen darf und wer nicht.

Für derartige Einladungen sollte die Veranstaltung für die Gäste genügend attraktiv und von inhaltlicher Bedeutung sein. Niemand will sich bloss die statuarischen Vereinsgeschäfte anhören. Eine Einladung mit ineressantem, abwechslungsreichem Programm hilft. Und selbstverständlich heissen sie die Gäste an der Versammlung speziell willkommen.

Frage

In unseren Statuten steht, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung schriftlich erfolgt. Können wir die Einladung auch per E-Mail versenden?

Antwort

Für die Einberufung geiner Mitgliederversammlung emäss Art. 64 ZGB sind die Statuten und/oder allenfalls eine bestimmte Vereinsübung zu beachten. Erfolgte die Einladung bis anhin briefllich, kann eine plötzlicher Wechsel auf E-Mail unter Umständen angefochten werden, wenn die Einladung nicht alle Mitglieder erreicht. Massgebend ist, dass alle Teilnahmeberechtigten nach Treu und Glauben von der Einberufung Kenntnis nehmen können, und zwar rechtzeitig für eine effektive Teilnahme.

Es empfiehlt sich daher, die Form der Einberufung in den Statuten genau zu formulieren. Dabei sind verschiedene Einberufungsarten möglich: briefliche Einberufung, Einberufung per E-Mail, Aushang im Vereinskasten, Publikation in der Zeitung oder im Vereinsorgan etc.

Für die Ausübung des Antragrechts schreibt das Gesetz keine Form vor, auch nicht für die Beantragung einer ausserordentlichen Vereinsversammlung. Sofern die Statuten nichts anderes regeln, sind für Anträge daher auch andere Mittel zulässig: E-Mail, Telefon usw.

Frage

Unser Vorstand hat beschlossen, seinen Mitgliedern in Zukunft ein Sitzungsgeld auszuzahlen. Müssen wir dazu die Einwilligung der Mitgliederversammlung haben?

Antwort

Die Vereinsstatuten regeln, wer im Verein welche Kompetenzen hat. Heisst es dort z.B., dass der Vorstand nur Anrecht auf Vergütung der effektiven Spesen hat, kann er sich kein Sitzungsgeld auszahlen, ausser es handelt sich um eine Pauschalvergütung für anfallende Aufwendungen. Gibt es keine derartige Regelung und beschliesst die Mitgliederversammlung über das Budget, ist der Betrag dort aufzuführen. So können die Mitglieder in der Budgetgenehmigung Einfluss nehmen. Möglicherweise hat der Vorstand auch eine festgelegte Summe zur Verfügung, über die er selber bestimmen kann.

Gibt es weder in den Statuten noch in Reglementen Hinweise auf eine Ausgabenkompetenz, so ist es am besten, wenn der Vorstand der Mitgliederversammlung ein Entschädigungs- und Spesenreglement zur Genehmigung vorlegt.

Beachten Sie, dass Sitzungsgelder eine Entschädigung für geleistete Arbeit ist und damit auch steuerpflichtig für den Empfänger, d.h. der Verein muss einen Lohnausweis erstellen. Falls die Entschädigung höher als Fr. 2‘300.- pro Jahr und Person ist, müssen die Sozialversicherungen abgerechnet werden – siehe dazu Arbeitshilfe „Spesen, Spesenreglement, Entschädigungen“.

Frage

Unser Vorstand arbeitet sehr viel und ohne Entschädigung. Können wir den einzelnen Vorstandsmitgliedern wenigstens den Jahresbeitrag erlassen?

Antwort

Da grundsätzlich alle Vereinsmitglieder die gleichen Rechte und Pflichten haben, gilt dies auch für die Bezahlung des Jahresbeitrags. Eine Ausnahme kann nur gemacht werden, wenn es in den Statuten eine entsprechende Regelung gibt. Zum Beispiel: «Vorstands- und Ehrenmitglieder sind von der Beitragspflicht befreit.»

Frage

Ich stelle mich als Präsident für den vakanten Sitz zur Verfügung, bin aber kein Vorstandsmitglied. Muss mich die Mitgliederversammlung zuerst in den Vorstand wählen und anschliessend in einer zweiten Wahl zum Präsidenten? In den Statuten steht, dass die Mitgliederversammlung den Präsidenten und die übrigen Vorstandsmitglieder wählt.

Antwort

Bestimmen die Statuten nichts anders, können die Mitglieder Sie direkt zum Präsidenten wählen. Konstituiert sich in einem Verein der Vorstand selber (was in Ihrem Verein nicht der Fall ist), wählt die Mitgliederversammlung eine oder mehrere Personen in den Vorstand. Dieser wählt später in der konstituierenden Sitzung einen Präsidenten aus seinen  Reihen.

Frage

Stimmt es, dass über den Revisionsbericht nicht abgestimmt werden soll? Ist es richtig, nach der Genehmigung des Jahresberichts über den Revisionsbericht und anschliessend über die Jahresrechnung abzustimmen?

Antwort

Der Revisionsbericht wird von einer unabhängigen Person oder Stelle verfasst. Er empfiehlt Annahme oder Ablehnung der Rechnung und enthält allenfalls weitere Empfehlungen.

Über den Revisionsbericht wird nicht abgestimmt; er dient den Mitgliedern zur Meinungsfindung betreffend der Jahresrechnung. Falls die Mitglieder mit der Arbeit der Revisionstelle nicht zufrieden sind, können sie diese abwählen und jemand anders vorschlagen.

Frage

Ich bin neu in den Vorstand eines Vereins gewählt worden, habe das Amt der Aktuarin übernommen und schreibe die Protokolle. Der Präsident verlangt nun, dass immer ein Parallelprotokoll geführt wird, das heisst, zur Sicherheit verfassen zwei Personen ein Protokoll. Ich finde den Aufwand übertrieben und sehe es als mangelndes Vertrauen an. Zudem genehmigen wir ja das Protokoll zu Beginn der Sitzung, damit allenfalls Korrekturen oder Ergänzungen gemacht werden können. Muss ich die Anweisung akzeptieren?

Antwort

 Ihre Haltung verstehe ich voll und ganz. Folgende Anmerkungen dazu:

• Für das Erstellen eines Protokolls sollte der Aufwand in Grenzen gehalten werden. Man muss sich überlegen, welchen Zweck das Protokoll erfüllen soll. In den meisten Fällen geht es darum, Beschlüsse so festzuhalten, dass sie nachvollziehbar sind. Ein eigentliches Wortprotokoll ist in den wenigsten Fällen nötig. Angesichts der Ressourcenknappheit in Vorständen und bei „harmlosen" Traktanden ist das Führen von Parallelprotokollen unsinnig.
• Der Präsident kann nicht eigenmächtig über alles bestimmen. Wenn schon, würde ich eine Diskussion und allfällige Abstimmung über die Protokollführung im Vorstand verlangen.
• Delegieren können ist eine wichtige Voraussetzung eines Präsidenten. Er erspart sich damit nicht nur Arbeit, sondern er gewinnt motivierte Vorstandsmitglieder.

Frage

Unser kleiner Turnverein hat Mühe, neue Vorstandsmitglieder zu finden. Von den aktiven Turnerinnen und Turnern haben beinahe schon alle einmal ein Amt ausgeübt. Nun hatte ein Vorstandsmitglied die Idee, eine Person anzufragen, welche gar nicht turnt, deren Kinder aber in der Riege sind. Kann ein nicht aktives Mitglied in den Vorstand gewählt werden, und ist das überhaupt sinnvoll?

Antwort

Dem Vorhaben steht nichts im Weg, es sei denn, in Ihren Statuten stehe, es können nur aktive Vereinsmitglieder in den Vorstand gewählt werden. Sie suchen ja nicht eine Person, die das Rad schlagen oder möglichst viele Kniebeugen machen kann, sondern jemanden der oder die fähig ist, einen Verein mit zu leiten und sich ins Vorstandsgremium einfügen kann. Möglicherweise ist auch ein bestimmtes Ressort zu besetzen, zum Beispiel das Aktuariat, die Finanzen oder auch das Präsidium.
Gute Protokollführer, Finanzfrauen oder Führungspersonen gibt es auch ausserhalb der aktiven Turngilde. Natürlich sollte ein Vorstandsmitglied Interesse an der Sache haben, aber die Sichtweise von etwas ausserhalb kann dem Verein bestimmt nicht schaden.

Frage

Nächste Woche findet unsere Mitgliederversammlung statt. Nun ist ein Antrag eines Mitglieds nach der statutarischen Frist eingetroffen. Das Mitglied stellt den Antrag, den Mitgliederbeitrag wie bisher zu belassen. Der Vorstand stellt hingegen den Antrag, den Mitgliederbeitrag zu erhöhen. Müssen wir den Antrag des Mitglieds vorlegen?

Antwort

Da das Geschäft «Mitgliederbeitrag» traktandiert ist, handelt es sich beim eingereichten Antrag um einen Antrag zu einem Traktandum. Die Einladungsfrist gilt nur für Anträge im Sinne eines Traktandierungsantrags, das heisst für ein (weiteres) Geschäft, das auf die Traktandenliste gesetzt werden soll.

Der von Ihnen genannte Antrag muss also vorgelegt und zur Abstimmung gebracht werden. Es muss einem Mitglied auch möglich sein, an der Versammlung selber noch einen Antrag (zu einem vorgesehenen Traktandum) einzubringen. Das erst macht eine demokratische Diskussion und Meinungsfindung an der Vereinsversammlung möglich.

Frage

In unseren Statuten ist keine fixe Zahl von Vorstandsmitgliedern geregelt und auch kein erforderliches Mehr  für die Wahl festgelegt. Muss in diesem Fall eine umstrittene Person, die sich zur Wahl stellt, mit dem absoluten Mehr der Stimmen gewählt werden?

Antwort

Die Frage der benötigten Stimmen stellt sich generell, und nicht nur bei umstrittenen Personen. Regeln die Statuten die geforderten Stimmenanteile (qualifiziertes Mehr) nicht explizit, gilt ZGB Art. 67 II: " Die Vereinsbeschlüsse werden mit Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst." Es gilt also das absolute Mehr. Dieses berechnet sich aus der Zahl der anwesenden Mitglieder. Es müssen alle Stimmen gezählt werden, auch die ungültigen und die Stimmenthaltungen. Beispiel: Bei 100 anwesenden Mitgliedern ist das absolute Mehr mit 51 Stimmen erreicht. Bei einer ungeraden Zahl von Anwesenden wird nach der Division durch zwei auf die nächste ganze Zahl aufgerundet.

Oft bestimmen die Statuten von Vereinen, dass Entscheide mit relativen oder einfachem Mehr der Stimmen gefällt werden: Unabhängig von der Zahl der Anwesenden wird einem Antrag zugestimmt, wenn er mehr Ja- als Nein-Stimmen auf sich vereint.

Frage

Seit einigen Jahren bin ich  in einem Vereinsvorstand tätig. Nun möchte ich dieses Ehrenamt abgeben. Wie ist das richtige Vorgehen? Reicht es, wenn ich dem Vorstand schriftlich mitteile, dass ich mich an der nächsten Mitgliederversammlung nicht mehr zur Wahl  stelle?

Antwort

Sie haben grundsätzlich das Recht, jederzeit aus dem Vorstand auszutreten. Optimal ist es für alle Beteiligten, wenn Sie den Rücktritt möglichst früh bekannt geben. Gewählt wurden Sie von der Mitgliderversammlung, das heisst, der  Rücktritt muss via Vorstand auch dieser gegenüber kommuniziert werden. Ob Sie den geplanten Rücktritt direkt an der nächsten Vorstandssitzung bekannt geben - zuhanden des Protokolls - oder ob es terminlich besser ist, ein schriftliches Rücktrittsschreiben zu verfassen, können Sie selber besser beurteilen. Eine Formvorschrift gibt es nicht. Bei einem Rücktritt ist es für Vorstand und Verein gut zu erfahren, was die Gründe dafür sind und allenfalls  Tipps für die Nachfolge zu erhalten. Geschätzt wird sicher auch, wenn Sie auf Wunsch noch für die Übergabe und  für die Einarbeitung der Nachfolge zur Verfügung stehen.

Für die Suche nach einer Nachfolge ist der verbleibende Vorstand zuständig. Das heisst, Sie müssen sich nicht verpflichtet fühlen, selber Ihren Ersatz zu suchen.

Frage

Ein Vorstandsmitglied unseres Vereins hat den Rücktritt eingereicht, weil es aus der Gegend wegzieht. Die vierjährige Amtsperiode ist aber erst in gut eineinhalb Jahren abgelaufen. Darf die Person überhaupt zurücktreten? Können wir allenfalls bis zur nächsten Vereinsversammlung im Vorstand selbst eine neue Person bestimmen, damit der Vorstand funktionsfähig bleibt?

Antwort

Es kommt immer wieder vor, dass ein Vorstandsmitglied seine Amtsperiode nicht beenden kann oder will. Auch für Vorstandsmitglieder gilt ein Rücktrittsrecht. Erfolgt der Rücktritt auf Ende des Vereinsjahres, finden üblicherweise an der nächsten Mitgliederversammlung Ersatzwahlen statt.

Tritt ein Vorstandsmitglied unter dem Jahr zurück und ist der Ausfall verkraftbar, kann bis zur nächsten Mitgliederversammlung gewartet werden. Ist der Vorstand aber dringend auf einen Ersatz angewisen, damit die Geschäfte weitergeführt werden können, ist es von Vorteil, wenn die Statuten die so genannte Kooptation vorsehen. Das bedeutet, dass der Vorstand selbst eine Ergänzungswahl vornehmen kann. Der entsprechende Artikel heisst dann z.B.: "Während eines Geschäftsjahrs auftretende Vakanzen können bis zur Bestätigung der Mitgliederversammlung durch den Vorstand selber neu besetzt werden. " Ist in den Statuten des Vereins diese Möglichkeit nicht vorgesehen, kann der Vorstand an einer ausserordentlichen Mitgliederversammlung Wahlen vornehmen. Oder er muss schauen, wie er ohne Ersatz über die Runden kommt. So oder so ist es Aufgabe des abtretenden Vorstandsmitglieds, für eine sorgfältige Übergabe der Amtsgeschäfte zu sorgen.

Frage

Was hat es für Konsequenzen, wenn das Präsidium bei den Wahlen an der nächsten Mitgliederversammlung nicht besetzt werden kann?

Antwort

Ist die Vakanz des Präsidiums nicht jahrlang, und bemüht sich der Verein, jemanden für dieses Amt zu suchen, gibt es keine rechtlichen Folgen für den Verein, auch wenn der Vorstand vorübergehend nicht statutengemäss besetzt ist. Es wird ja kaum jemand vor Gericht klagen deswegen. Sollte der präsidiumslose Zustand allerdings andauern, sollte eine entsprechende Anpassung der Statuten in Erwägung gezogen werden. Dasselbe gilt auch, wenn die Anzahl der Vorstandsmitglieder nicht den Vorgaben in den Statuten entspricht.

Wichtig ist, dass während der Vakanz die Aufgaben im Vorstand gut verteilt werden, nach zeitlichen und inhaltlichen Möglichkeiten und Neigungen. Es sollte eine Ansprechperson nach innen und aussen bestimmt werden (eine Funktion, die ja meist die Präsidentin/der Präsident innehat). Für die Öffentlichkeit sollte jederzeit klar sein, an wen man sich telefonisch oder schriftlich wenden kann.

Selbstverständlich sind auch die Zeichnungsberechtigungen anzupassen.

Die Vakanz kann auch als Chance genutzt werden. Zum Beispiel kann das Amt des zukünftigen Präsidenten oder einer Präsidentin an Attraktivität gewinnen, wenn sich die Aufgaben im Vorstand auf mehrere Schultern verteilt sind. Allenfalls lassen sich Mitglieder für eine punktuelle Unterstützung einsetzen oder man sieht ein Co-Präsidium vor. Möglicherweise entsteht in der Übergangszeit eine neue Kultur der Zusammenarbeit.

Frage

Wir sind auf der Suche nach neuen Vorstandsmitgliedern im Verein. Ein Ehepaar hat sein Interesse angemeldet. Ist es grundsätzlich erlaubt, dass Verwandte dem gleichen Vorstand angehören?
 

Antwort

Ja, das ist erlaubt. Trotzdem kann im konkreten Fall die Frage berechtigt sein, ob eine Familienvertretung sinnvoll ist oder nicht. Stichworte dazu: Synergien, kurze Informationswege, Machtkonzentration etc.

Letztlich entscheiden die Mitglieder mit der Wahl, ob sie Leute aus der gleichen Familie im Vorstand möchten oder nicht. Zu beachten ist, dass die Ausstandspflicht bei Abstimmungen über Rechtsgeschäfte oder Rechtsstreitigkeiten mit dem Verein gemäss Art. 68 ZGB  auch Verwandte betrifft. Nicht zuletztdeshalb ist es wenig sinnvoll, wenn der Vorstand ausschliesslich oder grossmehrheitlich aus Familienmitgliedern besteht. Eine ordnugnsgemässe Beschlussfassung ist so nicht oder kaum möglich.

Frage

Für die Mitgliederversammlung muss bekanntlich ein Jahresbericht erstellt werden. Gibt es eine Vorschrift betreffend Länge bzw. Inhalt?

Antwort

Der Jahresbericht hat den Zweck, die Mitglieder und allenfalls eine weitere Öffentlichkeit über die wichtigen Ereignisse des Geschäftsjahres zu orientieren. Es gibt keine Mengenvorschrift. Der Inhalt ist jedoch definiert durch den Zweck: Die Mitglieder sollen entscheiden können, ob der Vorstand die Geschäfte des Vereins im Sinne des Zweckes wahrnimmt. Er dient als Grundlage für die Décharge-Erteilung (Entlastung) und muss entsprechend verfasst sein: Er soll also Schwerpunkte der Tätigkeit abbilden, Auskunft geben über die Zielerreichung, wichtige personelle Wechsel, die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen etc. Nicht zuletzt bildet der Jahresbericht auch die Grundlage für die Wiederwahl des Vorstandes: War er aktiv zugunsten des Vereins oder nicht? Der Jahresbericht ist also mehr als nur eine mühsame Pflicht, er hat den Charakter eines Rechenschaftsberichts und ist entsprechend ernst zu nehmen. Gleichzeitig ist es häufig auch eine "Visitenkarte" des Vereins.

Frage

An der Mitgliederversammlung soll ich als Präsident und weitere vier Vorstandsmitglieder in ihrem Amt bestätigen werden. Zusätzlich ist ein namentlich bekanntes neues Vorstandsmitglied zu wählen. Die Wahl ist voraussichtlich unbestritten. Wie kann man diese Wahl am effizientesten und korrekt durchführen?

Antwort

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie Wahlen genau durchzuführen sind. Selbstverständlich sind allfällige Regelungen in den Statuten zu beachten und es muss klar sein, wer gewählt oder nicht gewählt ist.

Folgende Usanzen haben sich bewährt:

• Mit Vorteil werden zuerst die Vorstandsmitglieder einzeln oder als Ganzes (inklusive Präsident) und anschliessend der Präsident einzeln in seinem Amt bestätigt.
• Es ist sinnvoll, ein neues Mitglied einzeln wählen zu lassen. Einzelwahlen geben der betreffenden Person mehr Gewicht. Gibt es keinen weiteren Wahlvorschlag, kann ein einzelnes neues Mitglied aber auch zusammen mit den restlichen Mitgliedern gewählt werden.
• Bei der Wahl des Präsidenten, der Präsidentin übernimmt die Stellvertretung vorübergehend den Vorsitz. Den restlichen Teil der Wahlen übernimmt die gewählte Präsidentin; der gewählte Präsident.

Frage

Kann ein neuer Vorstand gewählt werden, solange der alte Vorstand noch nicht entlastet ist?

Antwort

Nach Genehmigung der Jahresrechnung erteilt die Vereinsversammlung dem amtierenden Vorstand Entlastung (Décharge). Diese bedeutet, dass ab dann nicht mehr der entlastete Vorstand für allfällige Schulden haftet, sondern der Verein gemäss den Statutenbestimmungen. Ein Entlastungsbeschluss ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, im Rahmen der Aufsichtspflicht der Vereinsversammlung nach Art. 65 Abs. 2 ZGB aber allgemein üblich und auch in den meisten Vereinsstatuten vorgesehen.

1. Enthalten die Vereinsstatuten keine anders lautenden Bestimmungen, ist die Neuwahl des Vorstandes auch ohne Entlastung der zurückgetretenen Vorgänger möglich. Der frühere Vorstand ist nicht mehr im Amt. Allfällige Schadenersatzforderungen können indessen auf zivilrechtlichem Weg auch gegenüber einem zurückgetretenen Vorstand geltend gemacht werden.
2. Im Interesse einer vernünftigen Fortsetzung der Vereinstätigkeit empfiehlt es sich, allfällige Schadenersatzansprüche gegenüber den zurückgetretenen Vorstandsmitgliedern rasch und fristgerecht geltend zu machen, damit die Haftungsfrage geklärt ist.

Frage

Darf eine Person die nicht Mitglied ist, in den Vorstand eines Vereins gewählt werden? Die Mitglieder unseres Vereins sind ausschliesslich juristische Personen. Eine geeignete Person würde sich für das Vorstandsamt zu Verfügung stellen, gehört jedoch keinem der Mitgliedsvereine an.

Antwort

Dieses Beispiel zeigt, dass es gute Gründe geben kann, ein Nichtmitglied in einen Vereinsvorstand zu wählen. Das Bundesgericht hat in einem entsprechenden Urteil bereits 1947 entschieden, dass aus Gründen der Vereinsautonomie und der Bedürfnisse des praktischen Lebens auch natürliche Personen, welche keine Vereinsmitglieder sind, in den Vorstand gewählt werden können.

Weil dies in der Praxis eher die Ausnahme ist, wird empfohlen, in den Statuten die Zulassung von Nichtmitgliedern im Vorstand explizit zu erwähnen.

Frage

Als neue Präsidentin  möchte ich die Arbeit im Vorstand besser verteilen, damit ich nicht alles selber machen muss. Braucht es die Zustimmung der Mitgliederversammlung, um Ressorts einzuführen? In den Statuten steht, dass sich der Vorstand selbst konstituiert.

Antwort

Eine gute Idee! Es ist gut, wenn die Arbeiten auf verschiedene Schultern verteilt werden und klar ist, wer im Vorstand welche Aufgaben zu übernehmen hat. Das trägt zu grösserer allgemeinen Zufriedenheit und letztlich zu besseren Arbeit des Vorstandes bei. Für die Ressortbildung im Vorstand ist die Zustimmung der Mitgliederversammlung nicht nötig. «Der Vorstand konstituiert sich selber» bedeutet genau das: Der Vorstand kann die Verteilung der Ämter und Aufgaben selber vornehmen. Es empfiehlt sich, für die Ressortbildung in der Vorstandssitzung genügend Zeit zu reservieren und die Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Frage

Wir suchen neue Vorstandsmitglieder. Dafür haben wir an der letzten Mitgliederversammlung eine Findungskommission gegründet. Diese hat Pflichtenhefte für die offenen Positionen im Vorstand erstellt. Könnten Sie uns weitere Tipps für die Suche geben? 

Antwort

Es ist oft nicht einfach, eine geeignete Nachfolge für ein Ehrenamt zu finden. Für die Suche spielen sowohl Inhalte (Aufgaben) als auch Beziehungen eine wichtige Rolle. Vielleicht fühlt sich jemand angesprochen, weil er oder sie spezielle Kenntnisse einbringen kann oder weil ihm resp. ihr der Vereinszweck am Herzen liegt. Andere suchen einen Ausgleich zum Berufsleben und befassen sich gerne mit nicht alltäglichen Aufgaben. Auch die Lust, gemeinsam mit anderen Vorstandskolleg/innen etwas zu bewirken, kann ein wichtiger Antrieb sein. Ein Pflichtenheft hilft auf jeden Fall, der angesprochenen Person eine Vorstellung von den anstehenden Aufgaben zu vermitteln und deutlich zu machen, welche ihrer Kompetenzen sie einbringen kann. 

Der erfolgreichste Weg ist das persönliche, direkte Ansprechen von potentiell in Frage kommenden Leuten. Erklären Sie Ihre eigene Identifikation mit dem Verein und schildern Sie Ihre Motivation für den Einsatz. Teilen Sie witzige Erlebnisse und spannende Anekdoten mit Ihrem Gegenüber. Erzählen Sie (Erfolgs-)Geschichten, z.B. von einem besonders gelungenen Anlass, einer erfolgreichen Kooperation mit der Gemeinde oder der Neulancierung der Website.